Записи для личного пользования предпочтительнее в том случае, если хотят зафиксировать вещи, не относящиеся к партнеру или которые не должны быть ему известны. Запись чаще всего делается подробно, когда неясны последующие шаги делового партнера.
Например: Am 4. Juli fand in unserem Sitzungszimmer zwischen den Herrn Mühlhaupt und Schirmer als Vertretern der Firma Sieburg & Söhne und unserem Herrn Sprenger und mir statt. Zweck der Aussprache war die Frage, wie und wann die Ersatzteile zu unsrem Modell HC 4 geliefert werden können. Herr Sprenger wies einleitend auf die Bedeutung hin, die das Modell HC 4 für unsere zukünftige Fertigung habe. Die Nachfrage sei bereits jetzt rege, und der Einlauf der Bestellungen lasse erwarten, daß dieses Modell ein Verkaufsschlager werde. Herr Schirmer machte demgegenüber geltend, daß unser Auftrag zu spät erfolgt sei, als das die Materialbeschaffung noch im Laufe dieses Sommers bewältigt werden könne. Ich könnte ihm nachweisen, daß wir den vereinbarten Bestelltermin nur unbedeutend überschritten hatten und daß die Verzögerung durch Gründe verursacht worden sei, die von uns nicht zu beeinflussen waren. Herr Mühlhaupt fragte, ob wir der Firma Sieburg bei der Materialbeschaffung behilflich sein könnten; eine Empfehlung der Bundesanstalt für Kunststofrorschung, mit der wir eng zusammenarbeiten, könne für die Firma Sieburg wichtig
werden. Herr Sprenger sagte ihm zu, bei der Bundesanstalt in diesem Sinne anzufragen. Herr Schirmer erwog die Möglichkeit, Ersatzteile unseres alten Modells HB 3 für das neue Modell umzuschleifen. Es wurde vereinbart, dies beschleunigt zu versuchen. Wir hatten den Eindruck, daß die Herren der Firma Sieburg daran interessiert waren, unseren Auftrag so gut wie möglich auszuführen, und daß sie die Schwierigkeiten, die sich ihnen dabei in den Weg stellen, nach Kräften zu überwinden gewillt sind. Grube
Эта рабочая запись обстоятельно передает ход переговоров. Точность подобного рода делает запись достоверным документом, в случае, если возникнут непредвиденные осложнения. Разумеется, она не предназначена для того, чтобы быть переданной партнеру.