1) да, существует
2) нет, не обязательно
3) состав реквизитов определяется самой организацией
ТЕМА 5. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД)
Существуют следующие группы ОРД :
1) организационные (уставы, учредительные документы);
2) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы).
Реквизиты документов и их оформление
Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов: А3 – 297 х 420мм, А4 – 210 х 297мм, А5 – 148 х 210мм, А6 – 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5. Установлены следующие размеры полей:
| 15мм 10мм 20мм 20мм |
См. приложения №1, № 2.
Бланк документа
Служебные документы составляются на бланке, как правило, т.е. на стандартном листе, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.
Регистрация документов
- это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, т.е. плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждый из которых регистрируется отдельно. Напр., приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.
Порядковые, регистрационные номера присваиваются документам, в пределах каждой регистрационной группы.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (или корреспондент), название документа, дата документа, индекс документа, дата поступления документа, индекс поступления, заголовок документа или краткое его содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении.
Контроль исполнения документа
Включает постановку документа на контроль, проверку своевременного документа – доведения, проверка и регулирование хода исполнения, учет обобщения результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Основная цель организации контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.
Контроль осуществляется руководителями службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и исполнители. Сроки исполнения начисляются в календарных днях с дня подписания документа. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов власти и управления. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.