1) руководитель
2) секретарь
3) лицо, назначенное директором ( т.е. исполнитель)
4. Документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной и хозяйственной деятельности называется:
1) У ставом
2) Положением
3) Постановлением
4) решением
5. Документ может утверждаться:
1) Должностным лицом
2) должностными лицами
3) специально издаваемым документом
4) все ответы верны
ТЕМА 4. Основные документы управления (ОРД)
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Можно выделить следующие основные группы документов:
1) - организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) - распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) - документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые
контракты, договора, личные дела, личные карточки формата Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки);
4) - финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги);
5) - информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие вопросы его деятельности (это налоги, охрана окружающей среды). Эти документы составляют отдельную группу нормативных документов вышестоящих организаций.
Приказы по основной деятельности
Приказ является одним из наиболее важных документов предприятия. Это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач.
Приказы по организационной работе предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другие производственные вопросы относятся к приказам по основной деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
1.изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
2.подготовка проекта приказа:
3.согласование проекта;
4.подписание руководителем.
Проект приказа готовится специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланках предприятия для внутренних документов. Приказ должен иметь название вида документа, дату и №.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
ОАО «………….»
ПРИКАЗ
16.03.03 №3
ОБ ИЗМЕНЕНИИ ГРАФИКА
РАБОТЫ
В связи с производственной необходимостью на основании докладной начальника Орлова от 10.03.03г……………………
ПРИКАЗЫВАЮ
1.Начальнику технического отдела подготовить материал.
2.Главному бухгалтеру представить предложение по рассматриваемому вопросу.
3.Главному инженеру Иванову И.И. организовать контроль.
Генеральный директор (подпись) И.О.Ф.
Протоколы
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на совещании, заседании.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который стенографирует, констатирует выступление участника заседания. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Оформление полного протокола имеет ряд особенностей.
Он составляется на бланке или на чистом листе, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты:
- вид документа
- дата
- номер
- заголовок.
Датой протокола является день проведения заседания, а номером – порядковый номер заседания.
ОАО «………………»
ПРОТОКОЛ
16.03.2003. №5
ЗАСЕДАНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: И.О.Ф.
СЕКРЕТАРЬ: И.О.Ф.
ПРИСУТСТВОВАЛИ: Иванова И.И.
Петров П.П.
Сидоров С.С.
ПОВЕСТКА ДНЯ
…..1.
…..2.
….3. Разное
СЛУШАЛИ:
Иванов И.И.
ВЫСТУПАЛИ:
1.Иванов И.И. (краткое содержание им рассказанного)
2.Петров П.П…………..
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Принять к сведению то-то.
1.2. Доработать то-то, то-то.
Председатель: (подпись) И.О.Ф.
Секретарь: (подпись) И.О.Ф.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть – это председатель И.О.Ф., секретарь И.О.Ф., присутствовали И.О.Ф. (в некоторых случаях можно указать количество, когда более 10 человек).
Повестка дня содержит вопросы.
Основная часть – слушали, выступали, постановили.
Постановление в протоколе указывается полностью.
В кратком протоколе указываются только рассматриваемые вопросы и фамилии тех, кто участвовал в обсуждении.
Протоколы подписываются председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные материалы (справки, акты экспертиз, докладные записки).
Акты
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акт имеет несколько разновидностей:
1) Акт приема работы по контракту.
2) Акт приемки-передачи документов.
3) Акт списания.
4) Коммерческий акт и т.д.
Акт составляется комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.
В вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.
АКТ может иметь просто заголовок или может быть продолжением, например, Акт о недостаче.
В основной части акта указываются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть указано количество экземпляров и место их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение печатью, после чего они обретают юридическую силу.
ОАО «………….» УТВЕРЖДАЮ
Отдел рекламы Директор
Подпись И.О.Ф.
16.03.2003
АКТ
16.03.2003. №6
прием сдачи
Основание: докладная записка начальника Петрова А.П. от 13.03.2003.
Комиссия в составе И.О.Ф. и членов И.О.Ф. составили акт приема-передачи (чего-то, например пишущих машинок). Машинки TV-61 признаны неисправными для эксплуатации и подлежат уничтожению.
Председатель (подпись) И.О.Ф.
Члены комиссии: подпись И.О.Ф.
В акте недопустимы исправления, помарки. Если это случилось, то это должно быть оговорено подписями двух сторон.
Докладная записка
- документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, например, докладная записка по поводу не прихода преподавателя.
В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом написания.
Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки подписываются составителем.
Внешние докладные записки подписываются руководителем предприятия.
Датой считается дата ее подписания.
ОАО “ …………” Директору
Отдел рекламы И. И. Иванову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
16.03.98 Резолюция
Руководителя
О дополнительном
Финансировании
………… В связи с повышением цен просим дополнительное финансирование
Начальник отдела (подпись) И.О.Ф.
Контракт
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты.
Контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Характер сделки, условие поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка, маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте. Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта-контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
Составными частями контракта являются:
1) Название вида и заголовок документа.
2) Дата, место составления, номер.
3) Наименование сторон.
4) Предмет контракта.
5) Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации.
6) Условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета.
7) Порядок сдачи-приема выполненных работ.
8) Ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств.
9) Гарантии, страхование и форс мажорные обстоятельства.
10) Переход права собственности и риски.
11) Порядок разрешения спора.
12) Юридические адреса сторон с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов.
13) Подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов.
14) Печати фирм-контрагентов.
Коммерческие контракты хранятся три года после истечения срока договора, при условии завершения ревизии по ним. Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, хранятся не менее 10 лет.
КОНТРАКТ
23.03.2003 Москва №127/14
купли-продажи офисной мебели
Фирма «Луч», именуемая в дальнейшем ПРОДАВЕЦ, в лице генерального директора Петрова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны и фирма «……….», именуемая в дальнейшем ПОКУПАТЕЛЬ, в лице генерального директора Сидорова Петра Семеновича, действующего на основании устава, с другой стороны, заключили настоящий контракт о ниже следующем:
1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА
1.1 Продавец продает, а покупатель покупает офисную мебель производства компании «…………», именуемый в дальнейшем ТОВАР на условиях, определенных настоящим контрактом.
1.2 Количество и ассортимент товара определяется спецификацией прилагаемой к контракту, т.е. товар поставляется покупателю в разобранном виде, если стороны не договорились об обратном.
2.УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТА.
2.1 Поставка товара производится в течении трех дней после поступления денег на расчетный счет или в кассу продавца. Поставка товара в пределах города Москвы осуществляется транспортом продавца и за его счет.
2.2 Все платежи производятся в российских рублях. Сумма платежа, производимого покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на дату платежа.
3. ЦЕНА.
3.1 Продажа товара производится по ценам продавца. Цена устанавливается в у.е. и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы и налоги.
3.2 Сумма, оплачиваемая покупателем за товар, составляет (столько-то у.е.).
4. КАЧЕСТВО ТОВАРА.
Качество проданного товара должно соответствовать образцам, каталогу «……» и сертификату качества.
5.УПАКОВКА.
Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять от повреждений при транспортировке, а также предохранять товар от атмосферных воздействий.
6.СДАЧА-ПРИЕМ ТОВРА.
6.1 Сдача-прием товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта приема-сдачи при условии полной оплаты, полученного товара и отсутствия претензий сторон друг к другу.
6.2 Право собственности переходит к покупателю с момента подписания акта сдачи-приема.
7. САНКЦИИ.
7.1 За отказ от поставки товара продавец возвращает покупателю все перечисленные ему платежи за данный товар, а также выплачивает ему неустойку в размере …% стоимости не поставленного товара.
7.2 В случае обнаружения скрытых дефектов товара покупатель имеет право возвратить продавцу некачественный товар или потребовать его замены за счет продавца.
7.3 Из-за просрочки поставки товара или недопоставки товара в установленный срок, продавец уплачивает покупателю за просрочку …… дней (до 10 у.е.) неустойку в размере ….% (10%). Свыше 10 дней, неустойку в размере 12 % стоимости не поставленного товара. Уплата неустойки не освобождает продавца от обязанности выполнения условий контракта.
8. ФОРС-МАЖОР
Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, (то что не зависит от сторон). Сторона пострадавшая от форс-мажорных обстоятельств должна в течении 3 дней известить другую сторону о их наступлении.
9. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.
Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в арбитражном суде города Москвы, решение которого становится обязательным для сторон.
10. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.
Контракт, может быть, расторгнут по взаимному согласию или инициативе одной из сторон, сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее трех дней до предполагаемой даты расторжения.
ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ
Почтовый адрес
Реквизиты
Должность Должность
Подпись И.О.Ф. Подпись И.О.Ф.
Печать Печать