Деловая переписка неотъемлемое средство связи предприятия с внешними органами.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструкционное
- гарантийное
- информационное
- рекламное
- коммерческое
- письмо-извещение
- письмо-запрос
- письмо-приглашение
- письмо-ответ и т.д.
Письма инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. Они, как правило, содержат рекомендации, указания, разъяснения – это касается в основном вопросов отчетности, налогов, экологии и т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, качества продукции и т.д.
К информационным относят письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламныесодержат рекламу, цены предлагаемых товаров и услуг.
Коммерческие составляются при заключении контрактов. Они в основном представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию.
В рекламационных письмах (письма претензионные)- это когда требуется возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие факты.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму контрагента дать ответ на письмо.
В письмах-факсах название документа не указывается.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно.
Варианты обращения в письмах:
Уважаемый Иван Иванович!
Господин Зорин!
Уважаемый господин Зорин!
Уважаемые господа!
В ответных письмах:
Мы были рады получить Ваше письмо.
В основном все письма продолжаются:
В связи с ……… (недопоставкой) – основная часть письма.
В соответствии с ……………..
Направляем Вам ………………..
Напоминаем Вам, что ……………
Ставим Вас в известность, что……………
Письма-просьбы:
Пожалуйста, сообщите…………….
Просим оплатить в течении 10 дней ………………
Письмо-гарантия:
Оплату гарантирую…………..
Качество продукции наша фирма гарантирует……………
Письмо-предложение:
Мы рады предложить Вам…………
Мы можем рекомендовать……………..
Предлагаем Вам…………
Мы уверены, что вы заинтересуетесь…………
Отказ:
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам………..
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем по причинам…………
К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за таких-то причин……..
Предупреждение:
Задержка поставок может привести…………..
Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены прервать контракт…………
Фирма оставляет за собой право обратиться……….(в арбитражный суд), если Вы не………………..(в ближайшее время недопоставите то-то, то-то)
Заканчиваются письма:
Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной…………
Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества…………
С уважением……………
Письма по финансовым вопросам подписываются главным бухгалтером фирмы и руководителем. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью фирмы.
Деловая переписка делится на две части:
1) поступающие в фирму письма или входящие
2) отправляемые с фирмы письма (исходящие)
Должностные инструкции
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.
Должностная инструкция – это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфиденциальных ситуаций между работником и работодателем. Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы должностной инструкции:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
Общие положения: устанавливается область деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия, квалификационные требования, подчиненность специалиста, должностные лица, которыми он руководит. В этом разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
Функции:перечисляются основные направления деятельности специалиста.
Должностные обязанности: определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
Права: устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
Ответственность: указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
Общие положения
(для секретаря-референта)
1.1 Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2 Основными задачами секретаря-референта является организационное и документное обеспечение управленческой деятельности.
1.3 Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4 В своей деятельности секретарь-референт руководствуется законодательными актами РФ, уставом предприятия, положением о функциональных службах предприятия, приказами, указами руководства предприятия, нормативным методическим материалом по организации и делопроизводству, настоящей должностной инструкцией.
1.5 На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним или специальным образованием, стажем работы не менее года или без стажа, но при условии прохождения курсов секретарей-референтов.
1.6 Секретарь-референт должен владеть следующими вопросами:
- перспектива развития предприятия, его финансово-хозяйственная деятельность.
- организация работы с документами, составление документации, организация управленческого труда.
- применение средств вычислительной и оргтехникой.
- перевод служебной документации на иностранные языки коммерческого партнера.
- культурой труда и служебной этики.
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Функции:
1) Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2) Методическое руководство и контроль, за организацией делопроизводства в структурных подразделениях.
3) Документирование деятельности в совещательных органах предприятия.
4) Оперативно-организационное обслуживание руководства.
5) Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора).
Должностные обязанности
1.Осуществлять подготовку необходимых документов.
2.Обеспечивать прием, учет, регистрацию и контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документированной информации.
3.Контролировать качество подготовки, правильность составления, и утверждения документов, представляемых на подпись руководства.
4.Осуществлять контроль исполнения документов и поручения руководства.
5.Осуществлять организацию подготовки, принятия решений и доведение до непосредственного исполнителя.
6.Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями.
7.Вести прием посетителей.
8.Выполнять работу по документальному обслуживанию кадровой деятельности предприятия (оформление приказов по личному составу, оформление личных карточек или личных дел, оформление трудовых книжек, ведение табеля учета рабочего времени, выдача справок).
9.Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10. Использовать средства автоматизации документального обеспечения и компьютеризации.
11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
12. Выполнять отдельные поручения руководства.
Права
1.Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.
2.Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям, специалистам предприятия.
3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил (ГОСТ 6.38-03).
4.Визировать документы в рамках своей компетентности.
5.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документного обеспечения деятельности предприятия.
6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов.
7.Работать с документами, имеющими гриф «конфиденциально» и «контроль».
8.Принимать решения в пределах своей компетентности.
9.Взаимодействовать со всеми службами предприятия по вопросам проверки исполнения документов и предоставления необходимой информации руководству.