Начальным этапом проведения любого диагностического исследования является установление целей, структуры и границ исследуемого объекта, т.е. его характеристика. Для того чтобы описать систему управления материальными потоками и дать ей обобщенную характеристику, необходимо выделить существенные признаки, позволяющие определить ее как часть системы более высокого порядка. К числу таких признаков относятся:
обособленность – характеризует распределение задач и функций управления материальными потоками между подразделениями предприятия;
открытость – указывает на связанность логистической системы с внешней средой, ее ориентацию на поиск возможностей решения возникающих проблем во внешней среде;
стабильность или изменяемость состояния и поведения логистической системы во времени – характеризует наличие механизма адаптации к требованиям среды;
характер структуры системы управления материальными потоками – указывает на степень ее сложности, формализации и централизации;
вид структуры – характеризует особенности пространственного состояния и преобладающего механизма координации деятельности, например линейная или функциональная структура. Оценка внутреннего состояния системы управления материальными потоками служит основой выявления признаков проблем.
В общепринятом понимании проблема определяет ситуацию, при которой имеет место расхождение между желаемым и действительным состоянием объекта. О наличии проблемной ситуации можно судить по внешним и внутренним признакам состояния системы и ее внешнего окружения.
Внешние признаки характеризуют ситуацию, связанную с возможностью повышения эффективности логистической системы вследствие происшедших прогрессивных изменений во внешней среде, на которые у нее нет готовых рецептов. В качестве таких признаков может служить появление новых технологий и материалов, более эффективных средств транспортировки, новых источников сбыта и баз снабжения.
Внутренние признаки определяют ситуацию, при которой реализуемые логистической системой решения не дают ожидаемого результата, что находит отражение в низкой эффективности принятой схемы управления материальными потоками (не выполняются сроки поставок, не обеспечивается необходимое качество материалов; отсутствует контроль за уровнем запасов, имеют место задержки в принятии решений и т.д.).
Проблемой управления материальными потоками является такое состояние системы, изменение которого вследствие нестандартной ситуации или отсутствия необходимых для этого предпосылок невозможно известными способами.
Существование проблем управления материальными потоками устанавливается посредством сбора и обработки информации. Оценка состояния материальных потоков осуществляется с помощью системы показателей, отражающей особенности управления материальными потоками на отдельных стадиях товародвижения, в процессе транспортировки и складирования материалов.
По каждой из подсистем управления материальными потоками выделяются следующие группы показателей:
Целевые показатели:
· надежность системы закупок;
· удельный вес удовлетворенных потребностей;
· обеспеченность потребности в материалах.
Структурные показатели:
· количество работников, участвующих в процессе снабжения;
· структура заказов;
· объемы закупаемых ресурсов.
Показатели экономичности и качества:
· затраты на поставку одной условной единицы поставляемой продукции;
· количество поставок, имеющих какие-либо отклонения к общему числу поставок;
· время поставок.
Результатом данного этапа диагностики служит перечень функций и процессов управления, по которым наблюдаются отклонения между фактической и ожидаемой отдачей решений, а также возможных состояний среды, для реакции на которые система не имеет готовой программы действий.