Информационное насыщение официальных бумаг

Основное требование к информационному насыщению документа— это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а, следовательно, снижает его эффективность, убедительность. Структуратекста документа(логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Средняя длина абзаца 4—б предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения.

Пример письма, содержащего ответ на запрос:

Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение заводу-изготовителю.

По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно.

Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В после-' довательном строе контекстаодно предложение содержательно вытекает из другого, т. е., новая информация

предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:

Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИДАД.

Издание сборника запланировано на 2001 г.

В параллельном строе контекстанесколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи, является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:

К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34 %.

Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтораотдельных фрагментов предыдущего предложения. Например: 1 Повторение одинаковых или однокоренных слов — лексический повтор:

СМУ согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в пионерлагере на сумму... В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия лагеря.

2. Использование впоследующем предложении местоимения, часто с существительным предыдущего предложения— местоименный повтор: ...просим выслать отчете о... Этот отчет будет предоставлен в...

3. Повтор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим наполнением — грамматический (синтаксический) повтор:

Если машина или оборудование вышли из cтроя или не обеспечивают должной производительности или качества выполняемой работы, то... Если в машине допущена необоснованная замена деталей, то ...

Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в поряд-

ке оказания помощи, поскольку, согласно, следовательно и т. д.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении.В

устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная инфор- , мация располагается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например: По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года. Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда. В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послание.Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования при даточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический кор-текст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Убедительность письма зависит также от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено.

Итак, точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок — основа убедительности любого делового послания, особенно в письмах, отражающих экстремальные, кризисные моменты в сфере деловых отношений.