Сертификацию системы качества можно определить как действие третьей, не зависимой от потребителя и изготовителя стороны, которым доказывается, что обеспечена необходимая уверенность в соответствии системы качества выбранным иным нормативным документам, определенным заявителем.
Аналогичным образом определена сертификация производств как Действие третьей стороны, доказывающее, что обеспечивается необходимая уверенность в том, что должным образом идентифицированное производство и его условия обеспечивают стабильность конкретных характеристик производимых продукции, услуг или работ, определенных нормативными документами.
Сертификация систем качества может проводиться как в рамках обязательной сертификации продукции, так и в рамках добровольной сертификации. B первом случае сертификация систем качества осуществляется, если это предусмотрено способом (формой, схемой) сертификации этой продукции; во втором − если это продиктовано интересами предприятия-заявителя.
В любом случае, сертификацию систем качества осуществляют аккредитованные для этих целей органы по сертификации, зарегистрированные в Госстандарте России.
Аккредитация органа по сертификации предусматривает комплекс процедур, посредством которых официально признается его возможность выполнять работы по сертификации в заявленной области. Область аккредитации органов по сертификации определяется видами экономической деятельности в соответствии с классификатором ОКДП и видами продукции (услуг), обеспечение качеством которых осуществляется в рамках систем качества, в соответствии с классификатором ОКП.
Нормативной базой сертификации систем качества являются стандарты, положения и иные документы, содержащие требования к системам качества. При этом могут быть использованы международные стандарты ИСО серии 9000 и иные международные, региональные или национальные документы.
Проведение работ по сертификации систем качества осуществляет штатный персонал экспертов органа по сертификации, способных проводить такие работы по соответствующим областям деятельности органа.
По результатам сертификации систем качества предприятию выдается сертификат на систему качества. Знак соответствия системы качества состоит из единого Знака системы, свидетельствующего об аккредитации органа по сертификации, и Знака органа по сертификации. Знак соответствия размещается на сертификате на систему качества. Как сертификат на систему качества, так и Знак соответствия системы качества могут использоваться владельцем сертификата в рекламных целях. Однако во избежание неправильного толкования значения Знака соответствия системы качества, не допускается проставлять его на продукции.
Организация работ по сертификации систем качества (производств) основывается на принципах добровольности; бездискриминационного доступа к участию в процессах сертификации; объективности оценок; воспроизводимости результатов оценок; конфиденциальности; информативности; специализации органов по сертификации; обязательности проверки выполнения требований, предъявляемых к продукции (услуге) в законодательно регулируемой сфере; достоверности доказательств со стороны заявителя о соответствия системы менеджмента качества нормативным требованиям.
Сертификация систем менеджмента качества на российских предприятия постепенно развивается. Проблема признания отечественных сертификатов также не остается без внимания. Наряду с тем, что для устранения препятствий на пути признания российских сертификатов за рубежом создан Регистр систем качества структуре системы ГОСТ Р, используются и другие возможности. Одной из них стала совместная сертификация. Так, ВНИИС заключил Соглашение о совместно сертификации с фирмой Дет Норске Веритас (ДНВ), которая хорошо известна в мире, поскольку, имея штаб квартиру в Осло, аккредитована в 30 странах в качестве органа по сертификации и имеет там свои отделения. Кроме этого пути, некоторые российские предприятия используют и другие возможности: непосредственно обращаются с заявками в признанные во всем мире фирмы по сертификации, такие как ТЮФ-СЕРТ (Германия), Регистр Ллойда (Великобритания).