Организация работ по сертификации включает предварительный (предсертификационный) этап и непосредственно три этапа сертификации:
I − предварительная оценка системы качества;
II − проверка и оценка системы качества в организации;
III − инспекционный контроль за сертифицированной системой качества.
На предсертификационном этапе заявитель должен подготовить и представить в орган по сертификации комплект исходных материалов.
Предварительная оценка системы качества состоит в предварительном анализе и оценке описания системы качества в документах проверяемой организации. Предварительная оценка проводится органом по сертификации на основе анализа представленных сведений с целью определения степени готовности проверяемой организации к сертификации системы качества и целесообразности проведения дальнейших работ по сертификации. Исходными документами, представляемыми заявителем в орган по сертификации являются: декларация-заявка на проведение сертификации; политика организации (заявителя) в области качества; перечень внутрифирменных документов системы качества; организационно-структурные схемы заявителя и его службы качества; анкета-вопросник проведения предварительного обследования системы качества; исходные данные для предварительной оценки состояния производств.
Орган по сертификации вправе также затребовать от проверяемой организации другие дополнительные сведения, необходимые для сертификации систем качества. К их числу могут быть отнесены стандарты предприятия, регламентирующие проведение испытаний и контроля; документы, описывающие технологию (процедуры) изготовления продукции или проведения работ и др.
Анализ исходных документов проводится комиссией, возглавляемой главным экспертом. Одновременно с анализом исходных данных, поступивших от заявителя, может быть проведено предварительное ознакомление с системой качества или ее элементами с выездом представителя органа по сертификации на предприятие. Часто организуется сбор и анализ дополнительных сведений о качестве продукции из таких независимых источников, как органы государственного надзора и контроля, общества потребителей, ремонтных организаций и др.
При подготовке к проверке и оценке системы качества (этап II) составляется программа проверки, распределяются обязанности между членами комиссии, готовятся рабочие документы. Программы проверки разрабатывает главный эксперт и утверждает руководитель органа по сертификации. Программа согласовывается с проверяемой организацией. Рабочие документы. Разрабатываемые экспертами, носят вспомогательный характер, их применяют для облегчения, упорядочения и повышения эффективности проверки. К их числу Могут быть отнесены перечни контрольных вопросов для оценки элементов системы качества, формы для документирования вспомогательных данных и др.