Документ –засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен відповідати таким вимогам:
- бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;
- не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству;
- повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином.
Документи групуються за кількома ознаками:
- за найменуванням: заяви, інструкції, службові листи, розписки і т. д:
- за походженням: службові і приватні (особові):
- за місцем створення: внутрішні і зовнішні;
- за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні:
- за формою: стандартні і нестандартні (індивідуальні);
- за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;
- за ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні;
- за стадіями створення: оригінали, копії, дублікат;
- за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання;
- за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.
За функціональним призначенням документи поділяються на :
- особові (автобіографія, заява, характеристика, резюме);
- організаційні (статут, положення, інструкція, правила);
- розпорядчі (наказ, розпорядження, постанова, вказівки);
- обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, накладна);
- господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт);
- довідково-інформаційні (оголошення, запрошення, довідка, доповідна і пояснювальна записки);
- спеціалізована документація (документація за родом діяльності організації).
Текст - головний реквізит документа, має бути бездоганно відредагованим і оформленим. У практиці діловодства документи поділяються на види і групи. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з них - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.