Переважна більшість документів, що відправляється із установ та спрямовується в них є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в цій групі документів може спонукати до дії або бути доведена до відома.
До довідково-інформаційних документів відносяться: акт, довідка, доповідна і пояснювальна записки, звіт, оголошення, запрошення, протокол, витяг з протоколу, службові листи, службові телеграми, телефонограми.
Пояснювальна записка. За функціональним призначенням поділяється на 2 види:
І.вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту, дипломної роботи тощо), в якій обґрунтовується мета, завдання, актуальність та причини створення.
2.документ, в якому пояснюються певні дії, невиконання роботи, порушення дисципліни, тих чи інших правил. Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється, в основному, на стандартному аркуші із дотриманням таких реквізитів:
- посада, назва організації, прізвище, ініціали особи, якій адресується документ;
посада, прізвище, ініціали особи, що створює документ;
назва виду документа;
текст;
дата створення;
підпис особи, що склала документ.
Якщо пояснювальна записка відправляється за межі установи, її оформляють на бланку організації і реєструють.
Доповідна записка- документ, адресований керівникові організації з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.
Залежно від цільового призначення доповідні записки поділяються на такі групи:
звітні;
інформаційні;
ініціативні.
Існує внутрішня і зовнішня доповідна записка. Внутрішню підписує той, хто її складає, зовнішня оформляється на загальному бланку організації за підписами керівника організації.
Протокол- це документ колегіальних органів, в якому фіксуються хід і результати роботи зборів, нарад, засідань, конференцій і т.д. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар. Підписує протокол голова зборів і секретар. За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяються на групи:
стислі, де фіксуються лише ухвали;
повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; стенографічні, де усі виступи записано дослівно. Реквізити:
назва виду документа і номер (при необхідності);
назва зборів, конференцій, засідання і т.д.
назва організації чи установи, дата проведення;
посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова,секретар);
кількісний склад учасників; порядок денний;
Текст -кожне питання тексту складається з розділів: (Слухали:, Виступили:, Ухвалили:;
перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок (при необхідності);
підписи голови і секретаря зборів.
Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання в порядку денному, ставлять після цього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище і ініціали доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається .
Так само оформляється і розділ ВИСТУПИЛИ.
У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої та розпорядчої частини.
Витяг з протоколу - це документ, який являє собою частину протоколу, створений при необхідності передати інформацію з якогось ухваленого рішення. Реквізити:
- назва виду документа, номер;
заголовок протоколу;
дата протоколу;
текст витягу;
підпис секретаря або голови засідання чи зборів.
печатка (якщо є).