Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа повинні дотримуватись таких правил:
1.Починати лист необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.
Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний…, Шанивний пане пані….
Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію!
Глибокошановний…..
Високошановний пане…..
У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:
Високоповажний міністре!
Шановний директоре!
Високоповажний пане прокуроре!
Шановний суддя!
До Президента держави слід звертатися: Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка є ненормативною. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.
Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового спілкування.
2.Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист -відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому 1 реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність:
Висловлюємо свою найщирішу вдячність за…..
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо….
Насамперед (передусім)дозвольте подякувати Вам за….
Прийміть нашу щиру подяку за….
Цей лист - вияв нашої вдячності за…. І т.д.
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилення на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:
У відповідь на Ваш лист від (дата)
3.Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слова "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, кожної ділової людини:
-Позвольте ще раз подякувати Вам….
Висловлюємо ще раз вдячність…
ІЦе раз подякувати Вам і висловлюємо надію, що….
І якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил приведе до спотворення його змісту,зміни тону.
4. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною. На рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету ділового листування. Слід завжди пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість. Службові листи:
Лист-відповідь, Лист-запит, Лист-відповідь на запит, Лист-прохання, Лист-відповідь на прохання, Лист-підтвердження, Супровідний лист, Лист-нагадування , Лист-претензія, Рекламаційний лист Лист-відповідь на претензію , Лист-подяка Рекомендаційний лист, Гарантійний лист Лист-вибачення, Лист-повідомлення, Лист-запрошення.
Це найпоширеніший вид документації, який належить до головних засобів встановлення офіційних контактів між підприємствами, організаціями або установами. З іншого боку, це найскладніший вид документації, бо тексти листів майже не підлягають стандартизації.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на ті, що потребують відповіді, і ті, що її не потребують.
За кількістю адресатів листи бувають звичайні( на адресу однієї інстанції), циркулярні (великій кількості адресатів-, підпорядкованих одній установі) і колективні (па одну адресу від імені керівників кількох установ).
Службові листи пишуть або друкують на бланку або чистому аркуші паперу.
Лист -запит
Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнення попередньої інформації. Тут мають місце такі обов'язкові реквізити:
підстава для запиту;
назва товару (його марка, якість, модель тощо); умови й термін постачання; умови оплати.
При підготовці до практичного заняття студент повинен знати: етикет ділового листування;