а)Підготовка до переговорів і проведення ділової наради
Сам успіх переговорів залежить від старанності їх попередньої підготовки. Процес підготовки до переговорів поділяють на два тісно взаємопов`язані етапи:
- організаційний і змістовний.
Організаційна підготовка переговорів – це:- визначення місця і часу зустрічі;
- формування делегації і призначення її голови
При змістовній підготовці потрібно: - провести аналіз проблеми і оцінити ситуацію, а також
проаналізувати інтереси, як свої, так і партнера;
-опрацювати кілька можливих варіантів вирішення, щоб
під час переговорів не приймати поспішних рішень при
ситуації що змінилася;
- розробити цілісні і не суперечать один одному пропозиції.
Ділова розмова і технологія ведення переговорів
Першу зустріч з співрозмовником (співрозмовниками) зазвичай починають з взаємного представлення, представлення своїх делегацій, розповіді про свою організацію, після чого переходять до основної теми розмови. Під час бесіди основне правило-це прояв безумовної поваги до співрозмовника, неуважність може розцінюватися як незрозумілість і нетактовність. При будь-якій, а особливо діловій, розмові треба вміти слухати і витримувати паузу.
З моменту, коли сторони сядуть за стіл переговорів, починається власне переговорний процес, структурними елементами якого є:
- Етапи викладу позиції;
- Стратегія ведення переговорів;
- Тактичні прийоми.
З цих компонентів будується технологія ведення переговорів. Невміння вести переговори може загрожувати не тільки помилкам, але навіть зривом переговорного процесу.
Існує шість основних правил, що сприяють успіху переговорів і підтримання сприятливого клімату в процесі їх проведення, які повинні неухильно дотримуватися обидві сторони.
1. Раціональність.
Необхідно вести себе раціонально, навіть якщо інша сторона проявляє емоції. Неконтрольовані емоції несприятливо позначаються на процесі прийняття рішень.
2.Розуміння.
Постарайтеся зрозуміти партнера. Неуважність до точки зору партнера обмежує можливість вироблення взаємоприйнятних рішень.
3. Спілкування.
Якщо навіть протилежна сторона вас не слухає, то все одно постарайтеся провести консультації з нею, тим самим будуть покращені відносини.
4.Достовірність.
Не давайте неправдивої інформації, навіть якщо це робить протилежна сторона. Така поведінка послаблює силу аргументації, а також ускладнює подальшу взаємодію.
5. Необхідність уникати повчального тону.
Не намагайтеся повчати партнера, будьте відкритими для його аргументів і постарайтеся, у свою чергу, переконати його.
6. Прийняття.
Постарайтеся прийняти точку зору іншої сторони і будьте відкриті для того, щоб дізнатися щось нове від партнера.