Неможливо уявити собі сучасні ділові стосунки без телефонного зв`язку, який забезпечує безперервний двосторонній обмін інформацією на відстані. Майстерність телефонної розмови полягає в тому, щоб за короткий проміжок часу повідомити все необхідне і дістати відповідь. Запорукою успішнрго проведення службової телефонної розмови є компетентність,намагання оперативно вирішити проблему. Невміння розмовляти по телефону, виділити головне в інформації, чітко, стисло, грамотно і ввічливо висловлюватися може бути серйозним недоліком у професійній підготовці фахівців, бо зумовлює втрату робочого часу. Крім того, занадто довгі телефонні розмови послаблюють інтерес та увагу.Спілкування за допомогою телефону може утруднюватися через через навколишній шум, дефекти мови, сильний голос, невідповідний тон співрозмовника.Тому слід говорити виразно, в мікрофон слухавки, спокійно.
За змістом інформації службові телефонні розмови поділяються на розмови:
У телефонній розмові беруть участь ініціатор розмови та його абонент. Репліки їхнього діалогу містять повідомлення, запитання, спонукання.
Телефонна розмова композиційно складається з таких елементів:
· момент встановлення зв`язку
· виклад справ
· закінчення розмови