Документ — основний вид ділового мовлення. Види документів та їх класифікація. Стандартні і нестандартні документи. Правила оформлення документів.
Основні реквізити справочинства Текст- головний реквізит документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об`єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.
Вимоги до мови документів (до тексту документа):
Об`єктивність( відсутність суб'єктивних характеристик):
- уникати особових займенників,умовного і наказового способів дієслова, слів тип дуже, великий.
- відсутність питальних і окличних речень, прямої мови;
- уживання аналітичних форм і розщепленого присудка: не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися;
- переважне вживання пасивних зворотів: завод будується робітниками, лекції вивчаються студентами.
Логічна послідовність:
- тісний логічний зв'язок між реченнями;
- частотність слів з ознаками мети, причини,результативності (для цього, з цією метою, таким чином);
- чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.
Переконливість і доказовість:
- викладення причини у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних;
- обгрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу;
- лаконічність(більшість документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках). Досягається шляхом попереднього обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і скорочень.
Уніфікація і стандартизація:
- наявність схем побудови тексту;
- підготовка і виготовлення бланків, якщо в установі виникає більше 20 % стандартних ситуацій.
Ясність викладу і точність опису:
- точний вибір слова;
- правильне користування термінами;
- уникання професіоналізмів;
- орфографічна, пунктуаційна і граматична точність.
Справочинство (делопроизводство) – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності.
Реквізити– основні елементи, з яких складається будь-який документ. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному.
Основними реквізитами є:
- зображення герба республіки;
- емблема організації чи підприємства
- зображення урядових нагород
- найменування міністерства чи відомства
- найменування організації чи установи
- назва структурного підрозділу
- адресат
- резолюція
- гриф затвердження
- поштова адреса, номер телефону
- назва виду документа
- дата
- індекс
- дата вхідного документа
- місце складання або видання
- відмітка про контроль
- заголовок до тексту
- текст
- відмітка про наявність додатків
- підпис
- гриф погодження
- відмітка про завірення копії
- візи
- відмітка про виконання документа й відсилання його в справу
Формуляр- сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу.
Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що мають постійну інформацію. У бланках документів в основному використовується трафаретний текст.
Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на 2 категорії:
- документи з низьким рівнем стандартизації;
- документи з високим рівнем стандартизації.
Документи з низьким рівнем стандартизації –це ділові папери, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості. Основне для цієї категорії документів - правильно розмістити реквізити і підібрати спосіб викладу тексту. Ця категорія документів в основному існує в формулярах.
Документи з високим рівнем стандартизації –це ділові папери, в яких може бут передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, в яких виражена думка, за винятком цілком конкретних відомостей. Для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.
Документи цієї категорії в основному оформляються на бланках. Переважна кількість документів з високим рівнем стандартизації оформляється як службова документація від імені підприємств, організацій чи установ. Перевага документів високого рівня стандартизації полягає в тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні і пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки способу викладу тексту.
Спосіб викладу тексту –це добір слів, словосполучень, побудова речень і зв`язки між ними. В основному використовується в документах з низьким рівнем стандартизації і кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування. Для цього типу документації найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації.
За способом викладу виділяють такі види текстів:
- розповідь
- опис
- роздум.
Для розповіді, яка відтворює реальне життя у динаміці характерним є:
- вживання обставин часу, що вказують на послідовність перебігу подій або виконання дій ( спочатку, тоді, потім, пізніше), та обставин місця ( в Україні, у коледжі, у місті).
- використання дієслів-присудків із значенням послідовності дій, що стосуються однієї особи ( народився, навчався, працював);
- можливість уживання в одному тексті дієслів різних часових форм
( народився, навчаюся, проживаю).
Використовується такий вид тексту в протоколах, звітах, автобіографії
Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей.
Для цього способу викладу характерно:
- вираження одночасності через дієслова однієї часової форми ( тільки в минулому, тільки в теперішньому або тільки в майбутньому часі).
- вживання однорідних членів речення;
- використання неповних речень з опущеним присудком ( посередині – стіл).
Використовується цей спосіб у актах, наказах, постановах.
Для роздуму, який виражає причиново-наслідкові відношення, характерними є:
- вживання складнопідрядних речень з підрядними причини, мети, умови.
- Використання обставин причини, мети, умови;
- Вживання вставних слів, що вказують на порядок вислову думок, джерело інформації, впевненості чи невпевненості. Саме у цьому способі викладу находить своє втілення така логічна форма думки, як доказ.
Використовується в характеристиках, доповідних і пояснювальних записках.
У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.
Найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню. Отже, послідовність викладу, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість розкрити тему документа, виділити в ньому головне, відтінити деталі.