Особові документи - це документи, що містять інформацію щодо особового складу організації чи підприємства, яка фіксується в заявах, автобіографіях, характеристиках, в наказах про особовий склад і т.д.
Заява- це публічне повідомлення в усній або писемній формі, в якому викладається якесь прохання, рідше - пропозиція. Заяви поділяються на особисті і офіційні, прості і складні. Особиста заява складається в вільній формі, але повинна мати такі реквізити:
1. Праворуч, на останній третині листка вказується:
посада керівника організації
назва організації
прізвище, ініціали керівника організації - все в Д.в.
2. Нижче, стовпчиком викладаються дані про особу, що складає заяву: посада;
назва організації; прізвище, ініціали 2.1. Якщо заява подається в організацію вперше ( особа не має посади), то
вказується: прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання.
3.Посередині назва виду документа - Заява
З абзацу і з великої літери викладається текст з коротким його обґрунтуванням.
Якщо заява проста - після тексту документа ліворуч ставиться дата складання, праворуч - підпис особи, що склала документ.
Заява вважається складною, якщо до тексту заяви додаються документи, що підтверджують факти, викладені в заяві. В складній заяві дата складання, підпис ставляться особою після вказаного переліку документів, що підтверджують текст.
Перелік документів починається реченням: До заяви додаю: (в З.в). До заяви додаються такі документи: (Н.в) -Додаток:
Заява як документ може існувати і в бланках і в формулярах.
Автобіографія- документ особистого характеру в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності. Автобіографія - обов'язковий документ особової справи. Основні вимоги до написання - принцип хронологічного викладу тексту і лаконізм викладу фактів. Автобіографія має дві форми: автобіографія - розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія - документ з точним поданням фактів. Текст викладаються від першої особи однини в вільній формі, але обов'язкові такі реквізити:
Назва виду документа.
Текст:
прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, місце народження;
відомості про навчання;
короткі відомості про трудову діяльність,
громадську роботу:
- короткі відомості про склад сім ї (батько, мати)
3. Дата написання і підпис автора.
Резюме- документ щодо особового складу, адресований роботодавцеві, у якому коротко подаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, що бажає зайняти певну вакансію. Сьогодні однаково поширеними стали паперові й електронні резюме Реквізити:
Назва виду документа.
Текст, що складається з розділів:
а) мета написання документа;
б) особиста інформація: прізвище, ім'я та по батькові, стать, дата народження; сімейний стан; національність, громадянство;
в) контактна інформація: поштова, електронна адреса,
телефон, факс тощо;
г) відомості про освіту: повне найменування навчальних
закладів, де довелося вчитися, рік випуску; ступінь володіння іноземними мовами; вміння працювати з комп'ютером;
ґ) відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);
д) додаткова інформація, яку може вимагати роботодавець;
е) фотокартка (у разі потреби).
Дата.
Підпис.
Резюме надсилається до установи, що оголосила про наявність вакантних посад, або розміщується в Інтернеті. Його детальність і точність сприяють швидкому і повному ознайомленню роботодавця з професійним рівнем й особистими рисами можливого працівника. Якщо резюме претедента зацікавило роботодавця, то претедента незабаром запрошують на співбесіду.
Якщо Ви випускник і в Вас немає ще значного досвіду - вкажіть практику, яку проходили і що вона Вам дала як майбутньому спеціалісту.
Характеристика- документ в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає організація на прохання працівника. Характеристику складають у двох примірниках, один - працівникові, інший - в особову справу. Текст викладається від третьої особи однини. У характеристиці мають бути такі реквізити:
Назва виду документа.
Анкетні дані: прізвище, ім'я, по-батькові, рік народження, національність.
Освіта в Р.в.
Текст, де зазначається: де працює або вчиться, ким, з якого часу, як ставиться до своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, громадська робота; авторитет у колективі.
Висновки (куди подається характеристика)
Характеристика видана для подання
Дата складання документа.
Підписи службових осіб.
Печатка організації.
Накази щодо особового складу - це розпорядчий документ, що регламентує прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. Наказ
Зразок заяви складної
Головному лікарю лікарні № 7
м. Сімферополя Івашенку С.П.
Коваль Марії Петрівни, що
мешкає за адресою:
м. Сімферополь, вул. Кірова,
буд.22, кв.25.
ЗАЯВА
Прошу прийняти мене на посаду медичної сестри терапевтичного відділення з 5 серпня 1998 року. До заяви додаю:
Копію диплома про спеціальну освіту.
Виписку із трудової книжки
Особовий листок обліку кадрів.
З серпня 1998 року Коваль
Зразок заяви простої
Директору
Кримського юридичного коледжу
Іванову А.А.
студентки 25с групи Черниш Т.А.
ЗАЯВА
Прошу призначити мені стипендію в зв`язку з тим, що я ліквідувала заборгованість з правознавства.
20 лютого 2005 р. Черниш
Характеристика
Ткаченко Антоніни Андріївни, 1974року
народження, українки, освіта вища
незакінчена.
Ткаченко A.A. вчиться на V курсі музично-педагогічного факультету Українського державного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вузі ТкаченкоA.A. підготувала і провела відкриті уроки, організувала концерти для інвалідів-"афганців". З першого курсу працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів.
ТкаченкоA.A. виконує громадські доруаення, успішно працює старостою 51-ї групи.
Морально стійка. Вимоглива до себе, вона користується повагою серед товаришів і викладачів
факультету.
Характеристика видана для подання за місцем вимоги.
24.09.2002 р.
Декан музично-педагогічного факультету А.А.Коваль
Печатка організації