Тема: Створення звітів за допомогою майстра.
Мета: Ознайомити студентів з прийомами роботи в середовищі СУБД Access, з призначенням звітів, форм та послідовністю їх створення у режимах Майстра та конструктора.
Обладнання:ПК, середовище СКБД ACCESS, інструктивні картки.
Короткі теоретичні відомості
Access надає можливість вводити дані як безпосередньо в таблицю, так і за допомогою форм. Форма у БД - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління.
Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення і виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.
Форма надає можливості для:
· введення і перегляду інформації бази даних
· зміни даних
· друк
· створення повідомлень
Способи створення форм :
· Конструктор форм (призначений для створення форми будь-якої складності)
· Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як по стилю, так і за змістом)
· Автоформа: в стовпець (багатосторінкова - поля для запису виводяться в один стовпець, у формі одночасно відображаються дані для одного запису)
· Автоформа: стрічкова (усі поля запису виводяться в один рядок, у формі відображаються усі записи)
· Автоформа: таблична (відображення записів здійснюється в режимі таблиця)
· Автоформа: звідна таблиця
· Автоформа: звідна діаграма
· Діаграма (створюється форма з діаграмою, побудованою Microsoft Graph)
· Звідна таблиця (створюється форма Access, що відображається в режимі звідної таблиці Excel)
Алгоритм створення форм наступний:
· Відкрити вікно БД
· У вікні БД вибрати вкладку Форми
· Клацнути на піктограмі Створити, розташованою на панелі інструментів вікна БД
· У діалоговому вікні, що з'явилося, «Нова форма» Вибрати спосіб створення форми і джерело даних
· Клацнути на кнопці Оk
Звіт - це форматоване представлення даних, яке виводиться на екран, в друк або файл. Вони дозволяють витягнути з бази потрібні відомості і представити їх у виді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення і аналізу даних.
При друці таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Детальний звіт включає усю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки з вказівкою верхніх і нижніх колонтитулів.
У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:
· Конструктор
· Майстер звітів
· Автозвіт: в стовпець
· Автозвіт: стрічковий
· Майстер діаграм
· Поштові наклейки
Майстер дозволяє створювати звіти з угрупуванням записів і є простим способом створення звітів. Він поміщає вибрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна допрацювати в режимі Конструктора. Скориставшись функцією автозвіт, можна швидко створювати звіти, а потім вносити в них деякі зміни.
Завдання:
1. Ввімкнути комп'ютер.
2. Запустити MS ACCESS до дії.
3. Виконати завдання згідно з ходом роботи.
4. Результати роботи зберегти командою Файл, Сохранить как…за шляхом D:ГрупаХХХпрактична23Access(де ХХХ визначає назву групи).
5.Прозвітуватись про виконання роботи, віповісти на запитання викладача.
6. Завершити роботу. Вимкнути комп'ютер. Прибрати робоче місце.
Хід роботи:
Для бази даних (Студент-Група), створеної у лабораторній роботі №13, створити:
1. Форму в стовпець для головної таблиці (Група) і стрічкову форму для підпорядкованої таблиці (Студент).
2. У режимі конструктора виконати зміну розмірів і переміщення пов'язаних елементів.
3. У режимі конструктора форми за допомогою кнопки " підпорядковані форми" на панелі елементів вставити підпорядковану форму в головну. Додати записи за допомогою форми і в головну, і в підпорядковану таблиці.
5. Створити звіт по підпорядкованій таблиці (Студент) з угрупуванням даних за полем «Група».