Запрос – это отбор записей в разнообразных формах, в соответствии с выбранными условиями.
Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
Если запрос подготовлен, то надо:
· открыть панель Запросы в окне База данных;
· выбрать его и открыть двойным щелчком на его значке –
· откроется результирующая таблица, в которой исполнитель найдёт то, что его интересует.
Если нет нужных данных, то готовится новый запрос.
Самые простые запросы – запросы на выборку.
Все необходимые запросы разработчик базы должен подготовить заранее.
Сначала решают, какие таблицы надо включить в запрос.
Самые распространённые запросы на выборку.
Сначала определяются:
· поля, которые должны быть включены в запрос;
· каким образом должны быть отсортированы данные;
· условия отбора, которые должны быть использованы в запросе.
Для создания запроса в режиме Конструктора запроса:
Открыть окно БД;
Щёлкнуть на вкладке Запрос;
Щёлкнуть на кнопке Создать;
Появится диалоговое окно Новый запрос.
Щёлкнуть по кнопке ОК.
В диалоговом окне Таблица:
5. Выбрать из списка необходимую и щёлкнуть по кнопке Добавить. Access добавит эту таблицу в окно Конструктора запроса.
Щёлкнуть на кнопке Закрыть.
Структура таблицы
таблица появится сверху окна на экране конструктора.
Поле. Эта строка содержит поле из списка, которое включается в запрос;
Имя таблицы. Показывает имя таблицы из которого взято поле;
Сортировка. Позволяет указать, на основании каких полей будет производиться сортировка записей;
Вывод на экран. Определяет будет ли данное поле выводиться на экран;
Условие отбора. Позволяет включать или не включать записи в результирующую таблицу. Условия задаются с помощью операторов AND и OR.
Заполнение бланка запроса
С помощью контекстного меню в верхней половине бланка открываются те таблицы, к которым обращён запрос.
В них щёлкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка.
Сформировав структуру запроса, его закрывают.
Бланк запроса представлен на рисунке. Как видно, он состоит из двух областей. В верхней отражается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.
Поле. Может быть вычисляемым (содержать выражение).
Имя таблицы полезно в тех случаях, когда запрос основан на нескольких таблиц.
Используется в случаях, когда поле с условием не должно появляться на экране.
В зависимости от типа запроса, строк может быть больше.
Сортировка данных в запросе
При щелчке на строке Сортировка открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию.
Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям, но в строгой очерёдности слева на право.
Поля надо располагать с учётом будущей сортировки, перетаскивать при необходимости на соответствующие места (с помощью мыши).
Управление отображением данных осуществляется установкой (или сбросом) флажка Вывод на экран.
Использование условий отбора обеспечивает отбор данных по заданному критерию. Для каждого поля можно записать индивидуальное условие.
Виды запросов:
· На выборку;
· Запрос с параметром (критерий задаёт сам пользователь)
· Итоговые запросы (производят вычисления по задан ному полю и выдают результат);
· Запросы на изменение (позволяют автоматизировать - заполнение полей таблиц);
· Перекрёстные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц)
· Специфические запросы – запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL.