Таблицы создаются пользователем для хранения данных об одной сущности – одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собранны сведения об одном экземпляре информационного объекта.
База данных Access может включать до32768 объектов (включая формы, отчеты и т.д.). одновременно может открываться до 2048 таблиц. Таблицы можно импортировать из баз данных dBase, FoxPro, Paradox и других приложений, из базы данных архитектуры клиент-сервер, таких как Microsoft SQL Server, или из электронных таблиц, таких как Excel и Lotus 1-2-3. база данных Access позволяет работать с таблицами перечисленных источников путем организации связи с ними.
Запросы. Запросы на выборку служат для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. В запросе можно указать, какие поля выбранных таблиц нужно выбрать, как на их основе сформировать записи и выбрать нужные. Запрос может формироваться с помощью QBE-запросов (Query By Example, Запрос по образцу)или посредством инструкции SQL. Запросы действия позволяют обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы, а также создавать новые таблицы на основе уже существующих.
Схемы данных , определяют с помощью каких полей таблицы связываются между собой, как будет выполняться объединение данных этих таблиц, нужно ли проверять связную целостность при добавлении и удалении записей, изменении ключей таблиц. Схемы данных на панели объектов в окне базы данных отображаются только в проектах Access, работающих с базами данных сервера. Для их отображения в базах данных Access используется команда Сервис/Схема данных.
Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, соответствующем привычному для пользователя документу. Кнопочные формы могут использоваться для создания панелей управления в приложении. В формы могут вставляться рисунки, диаграммы, звуковые фрагменты, видео. Форма может включать подчиненные формы. В форму могут включаться процедуры обработки событий, которые позволяют управлять процессом ввода, просмотра и корректировки данных. Такие процедуры хранятся в модуле формы.
Отчеты предназначены для форматирования выходных документов любых форматов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета иллюстрациями.
Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web – страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.
Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Макрос является программой, состоящей из последовательности макрокоманд, которая выполняется при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задании параметров, используемых ими при выполнении.
Модули содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения.
Средства создания объектов СУБД MS Access:
Ручные (разработка объектов в режиме Конструктора) – обеспечивают максимальную гибкость;
Автоматизированные (разработка с помощью мастеров);
Автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов – наиболее производительные
Ручные средства более трудоёмкие, но обеспечивают максимальную гибкость. Автоматизированные и Автоматические средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими.
При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуются использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора.
При разработке учебных форм, отчётов лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами, т. к. для этих объектов большую роль играет внешний вид.
Окно конструктора является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. В первом столбце вводят имена полей , которые одновременно станут именами столбца будущей таблицы.
Тип поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Кнопка отображается только после щелчка на поле бланка. В MS Access очень много скрытых элементов управления, которые отображаются в момент ввода данных. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Свойства поля можно настраивать по желанию.
Чтобы создать таблицу вручную:
щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме конструктора. Откроется окно Конструктора.
Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором);
Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;
Задать ключевое поле:
щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт
СУБД MS Access имеет особенности автоматизации и предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы.
Ручные средства более трудоёмкие, но обеспечивают максимальную гибкость. Автоматизированные и Автоматические средства являются наиболее производительными, но и наименее гибкими.
При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуются использовать ручные средства – работать в режиме Конструктора.
При разработке учебных форм, отчётов лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами, т. к. для этих объектов большую роль играет внешний вид.
Окно конструктора является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. В первом столбце вводят имена полей , которые одновременно станут именами столбца будущей таблицы.
Тип поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Кнопка отображается только после щелчка на поле бланка. В MS Access очень много скрытых элементов управления, которые отображаются в момент ввода данных. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Свойства поля можно настраивать по желанию.
Ключевое поле.
Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.
Созданную таблицу открывают двойным щелчком на её значке. Новая таблица имеет только названия столбцов.
При закрытии бланка система выдаёт запрос на сохранение таблицы. Таблице дают имя и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных. Её можно открыть при необходимости двойным щелчком в окне База данных.
Заполнить таблицу обычным порядком.
При перемещении по таблице с большим числом записей использовать панель кнопок перехода.
При заполнения таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.
Создание межтабличных связей
Целостность данных - это набор правил, гарантирующих, что Access будет работать только с непротиворечивыми данными и разрешёнными операциями.
Активизировать команду Сервис Схема данных
В диалоговом окне Схема данных:
Щёлкнуть по кнопке Добавить таблицу.
В диалоговом окне из списков выбрать Таблицы, между которыми создаются связи. Закрыть окно Добавление таблицы. Искомые таблицы появятся в окне Схема данных..
Новая таблица не имеет записей – только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TabДанные не всегда умещаются в ячейках таблицы. Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ. Удобно использовать автоматическое форматирование столбцов по «содержимому». Для этого надо установить указатель мыши на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), дождаться, когда указатель сменит форму, и выполнить двойной щелчок.
Связи гарантируют сохранение целостности данных в таблицах. Access 2000 использует отношения, чтобы связать таблицы между собой. Это происходит с помощью окна Схема данных.
Между таблицами можно устанавливать отношения
1:1; 1:М; М:М.
Выделить в 1-й таблице ключевое поле и с помощью мыши перетащить его на одноименное поле 2-й таблицы. При отпускании кнопки мыши откроется диалоговое окно Связи.Установить флаг Обеспечение целостности данных. Щёлкнуть по кнопке Создать. Появится связь 1:1. Образовавшиеся межтабличные данные отображаются в окне Схема данных в виде линий, соединяющие 2 поля разных таблиц. Одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем.
Связь между таблицами позволяет:
Исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны поля других таблиц;
(Установить флаг ^ Обеспечение целостности данных).
При удалении данных в ключевом поле главной таблицы автоматически удалить соответствующие данные в полях связанных таблиц.
(Установить дополнительно флаги Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей).