При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:
- текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы);
- предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стили;
- таблицы;
- рамки;
- графические изображения;
- специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.
В MS Word существуют шаблоны трех типов:
1) шаблон Обычный, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию;
2) специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны;
3) шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.
Мастер – это средство Word, программа, позволяющая в форме диалога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой информацией, например календарь, газетный лист, ежедневник и др.
Для создания нового документа с помощью шаблона или мастера необходимо:
1) В меню выбрать команду Файл Þ Создать.
2) В открывшемся диалоговом окне в группе Создать установить переключатель Документ.
3) В поле Создать выбрать Шаблон.
4) Нажать кнопку ОК.
При выборе шаблона на экране появится его форма, которую можно заполнять своими данными. При выборе мастера выдаётся последовательность диалоговых окон, руководящих созданием документа.
Шаблон можно создать тремя способами:
1) Открыть существующий шаблон (они хранятся в файлах с расширением .dot), сохранить его под новым именем, модифицировать его как обычный документ, затем сохранить уже изменённый документ.
2) Сохранить существующий документ в качестве шаблона командой Файл Þ Сохранить как, в поле Тип документа при этом установить Шаблон документа.
3) Создать новый шаблон командой меню Файл Þ Создать при установленном флажке Шаблон.