Структура документа

Word предоставляет пользователю специальные средства для работы с большими документами. Большим называется документ не столько большой по объему, сколько сложный по своей структуре. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы, далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д. На самом низшем уровне располагается текст (включая таблицы, иллюстрации, формулы и др.).

Большое значение имеет грамотное структурирование документа. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объемом и важностью информации, которая в нем заключена. При правильном структурировании пользователю для первичного ознакомления с документом достаточно просмотреть его оглавление.

При создании большого документа пользователь может применять разные подходы:

- если известен план будущей пояснительной записки к курсовой работе, примерные названия глав, разделов и подразделов, то, приступая к ее оформлению в Word, желательно сначала создать структуру документа, а затем уже набирать текст пояснительной записки;

- если текст уже набран, то можно провести структурирование существующего документа. Процесс структурирования документа заключается в том, что в режиме просмотра структуры документа с помощью кнопок панели инструментов Структурирование нужным абзацам присваиваются уровни Заголовок 1, Заголовок 2, и т.д.

После этого абзац перестает быть обычным текстом, он получает заголовок, оформленный в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться, что избавляет пользователя от необходимости перенумеровывать разделы в случае добавления или удаления одного из них. На основании заголовков можно быстро создать оглавление документа. Если тип шрифта заголовка (подзаголовка) или его размер не устраивают пользователя, то их можно изменить. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, достаточно изменить в стиле шрифт, кегль или начертание, и это автоматически отобразится во всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.

Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, необходимо выбрать команду меню Вид Þ Структура или нажать кнопку Структура в левом конце горизонтальной линейки прокрутки.

На экране появится панель инструментов Структура (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 – Панель инструментов Структура:

1 – повышает уровень выделенного абзаца на единицу;

2 – понижает уровень выделенного абзаца на единицу;

3 – преобразует выделенный заголовок в обычный текст;

4, 5 – перемещают выделенные абзацы выше предыдущего (ниже следующего) элемента в структуре документа;

6 – кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

7 – кнопка Свернуть прячет самый низкий уровень в выделенном фрагменте;

8-14 – отображают заголовки соответствующего уровня;

15 – отображает заголовки всех уровней и текст;

16 – кнопка Показать первую строку включает и выключает режим отображения только первой строки текста;

17 – кнопка Показать формат включает отображение символов оформления документа;

18 – кнопка Главный документ.