Учет музейных фондов – направление фондовой работы, которое закрепляет определенный юридический статус (принадлежность к всемирному, национальному и т.п. достоянию, принадлежность к определенной форме собственности, принадлежность конкретному учреждению) за отобранными предметами, обеспечивает юридическую охрану музейного собрания и прав музея на полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций научные данные о них.
Первым делом учет определяет принадлежность каждого предмета к той или иной части музейных фондов: фонду музейных предметов или к фонду научно-вспомогательных материалов.
Научно-вспомогательные материалы – объекты, не обладающие свойствами музейных предметов, но включаемые в состав фондов, т.к. необходимы при изучении и экспонировании музейных предметов. К научно-вспомогательным материалам относят: воспроизведения музейных предметов (копии, репродукции, слепки, модели, муляжи, голограммы, научные реконструкции); макеты, диаграммы, схемы, планы, карты, таблицы, графики. При поступлении в музей объекты оформляются в специальной книге учета научно-вспомогательных материалов. Иногда в связи с тем, что требования к хранению научно-вспомогательных материалов менее жесткие, некоторые музеи включают в этот фонд материалы, которые следовало бы отнести к фонду музейных предметов, но сложности их сохранения заставляют музей «перестраховываться». В практике Приморского государственного музея им. В.К. Арсеньева, Хабаровского краевого краеведческого музея им. Н.И. Гродекова в фонд научно-вспомогательных материалов включают старые, угасающие фотографии.
Воспроизведения музейных предметов – объекты, точно передающие облик музейных предметов. К основным видам воспроизведений относят:
· копию – предмет, создаваемый с целью имитации или замены другого, выступающего по отношению к копии как подлинник (точно повторяет все свойства подлинника). Может быть авторским повторением (выполнена тем же автором, что и подлинник); историческим воспроизведением (как римские копии греческой скульптуры); современным воспроизведением. В первых двух случаях копии, как правило, относят к музейным предметам, а в последнем – к научно-вспомогательным материалам. Примером, когда копия приобретает значение самостоятельного памятника, может служить храм Христа Спасителя в Москве (представляющий копию разрушенного в 1930-е гг. храма XIX в., выполненную с применением современных технологий);
· реконструкция – научно аргументированное восстановление облика поврежденного или разрушенного памятника истории и культуры, природного объекта;
· муляж – предмет, который воспроизводит размер, форму, цвет и фактуру подлинника, но может отличаться по размерам;
· репродукция – воспроизведение произведений живописи, графики, рукописей, карт ручного изготовления, рукописных и уникальных печатных книг и т.д., выполненное с использованием множительной техники с целью получения как можно большего числа повторений;
· новодел – точная копия, выполненная из того же материала, что и подлинник (например форма студента Восточного института во Владивостоке, представленная в Музее истории ДВГУ, сшитая на основании документов и рисунков XIX – XX вв.);
· макет – объемное воспроизведение внешнего вида подлинника, выполненное в масштабе и допускающее условность изображения (за счет опущения или утрировки каких-либо несущественных деталей подлинника);
· модель – копия, сохраняющая конструктивные принципы и фактуру оригинала;
· голограмма – объемная трехмерная копия, созданная посредством лазерной техники или записи на светочувствительную пластину и с нее воспроизводимая.
В отдельных случаях научно-вспомогательные материалы могут переводиться в разряд музейных предметов: при утрате подлинников или невозможности получения их заменяют копии. Выполненные меморируемой личностью научно-вспомогательные материалы приобретают значение музейных предметов и т.д. (примером могут служить карты и планы экспедиций, рисунки одежды местного населения, выполненные В.К. Арсеньевым и находящиеся в фондах ПГОМ им. В.К. Арсеньева).
Деление на фонд музейных предметов и фонд научно-вспомогательных материалов – общепринятое, выделение остальных составляющих музейных фондов – вопрос дискуссионный, поэтому в практике отдельных музеев ниже описанные части музейных фондов могут не выделяться или выделяться иначе (рис. 61)
Рис. 61. Музейные фонды
В фонде музейных предметов важно отделить предметы, составляющие основу собрания и базу деятельности музея (предметы основного фонда), от предметов, в которых в силу каких-либо причин музей не нуждается, т.е. от обменного фонда. В основном это предметы, не соответствующие профилю музея, а также те типовые предметы, которые имеются у музея в большом количестве – излишние дублетные материалы. В фонде научно-вспомогательных материалов также иногда выделяют обменный фонд. Принадлежность к фонду музейных предметов и фонду научно-вспомогательных материалов, а также распределение предметов между основным и обменным фондами музейных предметов оформляются разными юридическими документами.
Внутри основного принято выделять коллекционный фонд – ядро собрания, включающее уникальные предметы (как уникальные вообще, так и те, которые в данном музее имеются только в одном экземпляре) и типовые (по одному, лучшему из имеющихся). В составе коллекционного фонда идентичные типовые музейные предметы могут находиться в нескольких экземплярах, если речь идет о коллекции, ранее скомплектованной частным лицом, государственным учреждением, принятой музеем как единое целое. Кроме коллекционного фонда выделяется также и дублетный (обычно состоит из тех предметов, чье число превышает 6 экземпляров)49, состоящий по большей части из типовых предметов, однако возможно включение в него и уникальных (в том редком случае, когда в музее имеются идентичные уникальные предметы). Дублетный фонд – резерв коллекционного фонда. Обменный фонд включает в себя те предметы, которые музей готов передать другим музеям, своим филиалам и т.д.
Внутри этого деления учет предметов и коллекций – внутреннее дело музея. Коллекции музея могут формироваться по принципу общности материала: коллекции стекла, керамики, тканей, рукописей и т.д. Коллекции могут формироваться по «персональному» признаку: коллекция определенного человека, дарителя, коллекция предметов с определенного археологического памятника и т.д. и состоять из разнородных предметов. Коллекции могут формироваться по хронологическому принципу (это характерно для исторических коллекций): коллекция по истории гражданской войны, коллекция предметов городского быта XIX в. и т.д. Достаточно часто музеи (особенно комплексные) формируют свои коллекции в соответствии со всеми этими критериями. Предметы каждой коллекции комплектуются и затем учитываются как единый комплекс.
«Положение о Музейном фонде Российской Федерации» предполагает включение музейных предметов всех музеев страны в состав Музейного фонда страны и их фиксацию в Государственном каталоге Музейного фонда РФ. Все памятники Музейного фонда РФ принимаются в него с расчетом на вечное хранение и подлежат строгому документированию.
Кроме задач закрепления за музейными предметами и научно-вспомогательными материалами принадлежности определенной форме собственности и определенному музею, а также конкретному подразделению фондов музея, помимо гарантирования прав на него учет музейных фондов решает проблемы дальнейшего использования предметов и научно-вспомогательных материалов. Музейные предметы, объединенные в коллекции, закрепляются за конкретными сотрудниками-хранителями, несущими за их сохранность материальную ответственность. Одна из задач учета – оформление перемещения предметов внутри музея и вне его, контроль за принадлежащими музею предметами, оформление изменений, происходящих в их наличии, сохранности, закреплении за определенным отделом и сотрудником.
Работа музея (проведение тематических выставок из фондов нескольких музеев, научных конференций с выставками коллекций участников этого мероприятия и т.д.) может повлечь необходимость принять в музей на временное хранение предметы из собраний других музеев (в том числе иной формы собственности, чем принимающий музей) и частных лиц. Учет должен оформить условия принятия таких коллекций или отдельных предметов на временное хранение, ответственность сотрудников принимающего музея за их сохранность.
Порядок организации системы учета и хранения, безопасности музейных собраний, правила и методы консервации и реставрации коллекций и предметов определяются законами Российской Федерации, «Положением о государственном Музейном фонде РФ», государственными нормативными актами: инструкциями, рекомендациями, правилами и т.п.; либо законами и нормативными актами СССР, если не приняты законодательные документы РФ, прекращающие действие ранее принятых документов. Перечень необходимой учетной документации задается Инструкциями по учету и хранению50. Наиболее общие требования к учету указаны ниже.
Учет музейных фондов проходит в три этапа. На первом этапе, практически в процессе комплектования, происходит первичная обработка материалов, поступивших в музей. До решения фондово-закупочной комиссии или в случае принятия предметов на временное хранение, реставрацию и другие цели законность пребывания предмета в музее удостоверяет акт приема или квитанция о приобретении, покупке и т.д. Если предмет покупается, то отдельно следует получить письменное согласие владельца с назначенной суммой покупки, а также счет владельца (это касается как физических, так и юридических лиц, в том числе магазинов и иных торговых предприятий). Прием музеем предметов из драгоценных металлов и камней, орденов и медалей, холодного и огнестрельного оружия регламентируется, кроме общих правил, еще и специальными нормативными актами. На основе положительного решения фондово-закупочной комиссии (это касается и случаев временного хранения) акт приема подписывается главным хранителем музея, утверждается директором и скрепляется печатью музея («гербовой»). Только после этого он становится официальным документом и принимается к исполнению.
Предметы основного и обменного фондов регистрируются вместе. Принадлежность предметов основному или обменному фонду фиксируется в каталоге музея при помощи записи на учетной карточке. Предметы вносятся в книгу поступлений музейных предметов или в книгу учета научно-вспомогательного материала. Научно-вспомогательные материалы учитываются только на первом этапе. Кроме того, у естественнонаучных музеев и отделов природы краеведческих музеев могут быть книги учета научно-сырьевых материалов. Регистрация музейных предметов в книге поступлений осуществляется попредметно или групповой записью (если речь идет о коллекции), чему соответствует одна единица хранения. До внесения предметов в книгу поступлений заполняются учетные карточки. Содержание карточки дублирует графы книги поступлений. Учетные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров согласно книге поступлений, составляют учетные картотеки основного и научно-вспомогательного фондов, которые послужат основой для установления данных о музейных предметах и сопутствующих им материалах, а также для составления других картотек музея.
На втором этапе учета фондов музейные предметы поступают в соответствующее фондовое подразделение, проходят научную инвентаризацию, фиксирующую принадлежность предметов конкретному подразделению, а также данные, полученные в процессе изучения предмета. На этом этапе заполняются книги научной инвентаризации (научные инвентари) – книги научного описания музейных предметов. Они заполняются отдельно по каждому типу источников51, предметы систематизируются по группам материалов и только попредметно. На сами предметы наносится шифр подразделения, конкретной группы, в которую он передан, порядковый номер по книге научной инвентаризации. Нанесение шифра не должно повредить предмет, поэтому для этого существуют определенные правила: шифр может наноситься как на сам предмет (например на археологические находки из камня, керамики), так и на бирку, которая крепится к предмету. К книгам научной инвентаризации в юридическом отношении приравниваются описи архивных фондов. Письменные источники на стадии научной инвентаризации учитываются по правилам, разработанным руководящими органами Государственной архивной службы.
Как и при составлении учетных книг, перед записью в инвентаре идет заполнение инвентарной карточки (карточки научного описания), дублирующей его графы. Инвентарные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров, образуют картотеку, идентичную по своим функциям учетной.
Учетная документация музея – документация строгой отчетности. Все книги поступлений и научные инвентари до их заполнения прошнуровываются, листы нумеруются, книги подписываются и опечатываются вышестоящей инстанцией. Исправления в книгах оформляются по правилам, предусмотренным Инструкцией по учету и хранению. В отечественном музейном деле учетная документация обязательно ведется на бумажном носителе и предоставляется в подлиннике, т.к. электронные документы и каталоги, факсы, заверенные нотариально копии и т.п. не имеют юридической силы52.
Закрепленные за музеем и классифицированные предметы каталогизируются. Каталогизация в музее представляет собой совокупность работ по созданию каталогов музейных фондов. Музейный каталог – это аннотированный перечень предметов, входящих в фонды, расположенных в определенном порядке (в соответствии с принятой в какой-либо профильной дисциплине системой классификации или по иным критериям: хронологическому, географическому, принадлежности определенному лицу и т.д.)
Каталоги можно разделить на разные группы: 1) по полноте отражения музейных фондов – на общие (государственный каталог музейного фонда, общий каталог фондов какого-либо музея), специальные (каталоги отдельных фондов или коллекций); 2) по способу систематизации информации – на систематические (представляющие информацию в соответствии с принятой в данной стране системой индексов профильных дисциплин и их разделов) и алфавитные (построены по алфавитному принципу); 3) по способу записи информации – на бумажных носителях, на электронных носителях.
Как уже упоминалось, в практике отечественного музейного дела электронные каталоги и базы данных не могут заменить учетную документацию. Зато электронные каталоги и базы данных – прекрасное средство облегчить работу по учету музейных фондов и их дальнейшее использование, расширить доступ к коллекциям музея для научного исследования и просветительской работы.
Музейные каталоги служат основой для составления Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации – учетного документа, содержащего основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенной в состав Музейного фонда РФ. Ведение Государственного каталога осуществляется федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры (Министерство культуры РФ).
Третий этап учета наступает тогда, когда происходят внутримузейные и внемузейные выдачи. Для оформления выдачи музейных предметов необходимо: подать ходатайство музея в министерство; получить приказ министра или его заместителя, разрешающий данные действия; на основании приказа составить акт выдачи с указанием причин, возможного использования, сроков и т.д. Если перемещение предмета предполагает его вывоз за рубеж, следует получить разрешение на вывоз53. Лицо или учреждение, предоставляющее музею или иному учреждению для экспонирования принадлежащие ему материалы, называется экспонентом (рис. 63).
В случае утраты музейных предметов (хищения, разрушения и т.п.) они могут быть списаны только с разрешения министра по ходатайству музея. Для перевода предмета из основного фонда в фонд научно-вспомогательных материалов также требуется разрешение министра. Разрешение на временные внутримузейные выдачи дает главный хранитель (о чем также составляется соответствующий акт). Такие действия, как перевод предмета или коллекции на постоянное хранение из одного фондового подразделения в другое, из научно-вспомогательного фонда в основной и т.п., оформляются решением фондово-закупочной комиссии и удостоверяются соответствующим актом. Внемузейные выдачи, передача и списание научно-вспомогательных материалов в музеях федерального и республиканского, ведомственного подчинения производятся по распоряжению директора музея или соответствующего учреждения (для ведомственных музеев), а в музеях местного подчинения – по распоряжению органов управления культурой. Итоги движения фондов ежегодно отражаются в отчете музеев. Периодически в музеях проводится сверка фондов (их переучет с целью выяснения соответствия ранее созданным учетным документам). Каждый предмет, входящий в фонды, сличается с учетной документацией.
После проведения учета отдельные музейные предметы и коллекции поступают на хранение, причем срок этого хранения в идеале – вечность. Решением задачи «как этого достичь» занимаются в процессе осуществления такого направления научно-фондовой работы, как хранение музейных фондов.