Инвентаризация материально-производственных запасов должна проводиться не реже одного раза в год и не ранее 1 октября. Сроки проведения инвентаризации определяет непосредственно руководитель организации.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» обязывает проводить инвентаризацию сырья, материалов при составлении годовой бухгалтерской отчетности, во всех других случаях - в период наименьших остатков ценностей на счетах.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации материально-производственных запасов обязательны:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- при бригадной материальной ответственности при смене бригадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.
Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в присутствии материально ответственного лица, от которого получена расписка в том, что к началу инвентаризации все ценности им оприходованы, все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.
При инвентаризации запасов проверяют наличие продукции, материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация материальных запасов должна проводиться, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении.
В процессе инвентаризации тщательной проверке подвергаются все первичные бухгалтерские документы, правильность принятых решений по пересортице материальных ценностей, недостачам и излишкам.
В результате инвентаризации могут быть выявлены:
соответствие фактического наличия материально-производственных запасов данным учета;
излишки ценностей, которые подлежат оприходованию и включению в состав дохода организации;
недостача материально-производственных запасов;
пересортица.
Недостача и потери от порчи материальных ценностей учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием запасов и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в учете в следующем порядке:
Дт счета 10, Кт счета 91 - оприходование излишка запасов на финансовые результаты;
Дт счета 94, Кт счета 10 - отражение недостачи материалов по итогам инвентаризации;
Дт счета 99, Кт счета 94 - списание недостачи материалов в результате стихийных бедствий.
Аналитический учет недостач, хищений и порчи материально-производственных запасов ведут по счету 94 по каждому виду материально-производственных запасов. При этом по ценностям, которые числятся в недостаче и на которые установлены нормы естественной убыли, рассчитывается недостача в пределах норм естественной убыли.
В случае недостачи, порчи или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в производство (эксплуатацию) и момента оплаты сумма указанного в первичных документах при их приобретении налога на добавленную стоимость, не подлежащего в соответствии с налоговым законодательством возмещению, записывается следующей проводкой на счетах бухгалтерского учета:
Дт счета 94, Кт счета 19 - списана сумма НДС по недостающим материально-производственным запасам.
В случае обнаружения недостачи, порчи или хищений материальных ресурсов до момента отпуска их в производство (эксплуатацию), но после их оплаты сумма налога на добавленную стоимость, не подлежащая в соответствии с налоговым законодательством зачету, но ранее уже возмещенная бюджету, восстанавливается по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». При этом оформляются следующие записи на счетах бухгалтерского учета:
Дт счета 94, Кт счета 68 - восстановлена сумма НДС по недостающим материально-производственным запасам на расчеты с бюджетом.
Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства, а сверх установленных норм относится, как правило, на материально ответственное лицо приказом руководителя организации.
В этих случаях в бухгалтерском учете совершаются следующие записи:
Дт счета 20, Кт счета 94 - списаны недостачи материалов в пределах норм естественной убыли;
Дт счета 73-2, Кт счета 94 - отнесены недостачи сверх норм естественной убыли на виновное материально ответственное лицо на основании приказа руководителя;
Дт счета 70, Кт счета 73-2 - удержаны суммы недостачи с заработной платы материально ответственного лица;
Дт счета 50, Кт счета 73-2 - сумма недостачи внесена материально ответственным лицом в кассу.
Существенно улучшить учет материально-производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. шире используя накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам и др.