Создайте комфортные условия - раздел Образование, Дон Аслетт Кэрол Картаино Как успевать жить и работать
Неудачная Планировка Офиса - Преграда Для Успеха. Мы Не Должн...
Неудачная планировка офиса - преграда для успеха. Мы не должны мириться с неудобной мебелью и мешающей работе обстановкой, даже если уже успели привыкнуть к ним.
Убедитесь в том, что ваше рабочее пространство действительно комфортно, что стол не слишком высок и не настолько низок, что вы упираетесь коленями в его крышку. Переделайте ваш личный кабинет под себя. Все, что находится слишком далеко, сегодня же подвиньте поближе. Если вы маленького роста, или, наоборот, высокого, слишком крупны или слишком изящны, из-за чего стандартные размеры стола или стула вам не подходят; если вам непросто дотянуться до файлов, зеркала или лампы, - разместите предметы интерьера так, чтобы было удобно ими пользоваться, и при необходимости замените их на подходящие по размеру. Под конец длинного рабочего дня становится слишком тяжко довольствоваться тем, что есть. Итак, закрепляйте, распиливайте, клейте, двигайте, делайте все что угодно, лишь бы вам было комфортно работать.
• Переложите в доступное место файлы, которые должны быть «под рукой», когда звонит телефон.
• Повесьте телефон на стену, если он занимает слишком много места на столе.
• Переместите ящик с файлами, если он находится слишком низко.
• Используйте специальный ящик для файлов, которые рано помещать в архив.
• Складывайте мусор поближе к корзине, а не там, где он смотрится лучше всего.
• Избавьтесь от картин и плакатов, которые отвлекают ваше внимание или действуют угнетающе.
• Поместите в зоне видимости горшок с цветком или фотографию, которая улучшает настроение. Если что-то портит вам настроение - уберите это подальше.
• Обзаведитесь специальной бумагой для заметок и «узелков на память», прикрепите на стену расписание, календарь или график работы, - делайте все, что поможет сделать работу проще и добиться успеха.
Если вы левша, а все необходимое (рабочие принадлежности, оборудование) рассчитано на правшу, поменяйте расположение предметов так, чтобы вам было удобно ими пользоваться. Это займет немного времени сейчас, но зато избавит вас от физического напряжения и стресса на целые годы.
Ограничьте необходимость перемещаться по комнате: поставьте принтер рядом с компьютером, а около принтера - пачку бумаги. Возле письменного стола поместите ящики для файлов, чтобы хра нить в них личную документацию. Надобность часто вставать во время работы сильно раздражает.
Один «тройник» спасает от множества длинных проводов, тянущихся к каждой розетке в комнате.
Разгрузите письменный стол: держите на нем только то, что вы действительно используете. Если вам не нужен держатель для скотча, избавьтесь от него! Уберите подальше эти забавные подставки для ручек и карандашей, а также блокнот для записей, если пользы от них нет никакой, а пыли собирают много. Таким же образом поступите с пресс-папье, если в нем никогда не бывает бумаги.
Посмотрите с практической точки зрения на вещи, которые находятся на вашем рабочем столе, и избавьтесь от всего, что вам не нравится и чем вы никогда не будете пользоваться. Сидеть за чистым убранным столом - ни с чем не сравнимое удовольствие!
На рабочем месте, несмотря на некоторые возможные ограничения, необходимо присутствие личных вещей. Маленькая семейная фотография, рисунок, сделанный вашим ребенком, или просто открытка от любимого человека позволяют вам закрепить за собой права собственности на данную территорию.
Подберите в офис красивые и бесшумные часы и повесьте их в такое место, чтобы они были хорошо видны всем.
Kак быть с офисными растениями: к сожалению, очень часто они превращаются в жалкие, тощие ос танки некогда буйно цветущей растительности. Поэтому не приносите в офис декоративных цветов, требующих тщательного ухода, предпочтите более неприхотливые растения, терпимые к электрическому освещению. Чтобы сделать правильный выбор, проконсультируйтесь у продавца цветов или откройте руководство по домашнему цветоводству.
Заберите неподходящие растения к себе домой и поставьте на окно, или найдите им другой приют.
Иногда сотрудники приводят в офис своих детей.
У одного моего знакомого юриста в офисе есть столик с книжками, раскрасками, карандашами и бумагой для рисования, предназначенный специально для таких случаев. Дети могут развлекать себя, пока их родители ведут деловые переговоры.
В приемной другого офиса располагается большая красивая корзина, полная мягких игрушек. Управляющий офисом объяснил, что игрушки незаменимы для игр детей, приходящих в офис, поскольку не издают шума и их легко собрать обратно в корзину.
Более того, игрушки действуют успокаивающе на некоторых взрослых посетителей офиса.
Все темы данного раздела:
БЛАГОДАРНОСТИ
За помощь в создании этой книги нам бы хотелось поблагодарить следующих людей:
Оскара Коллиера, который оказывал нам моральную поддержку, делился бесценным опытом офисной р
ЗАМЕТКИ ЧИТАТЕЛЮ
Кэрол Картаино работала главным редактором в крупном издательстве, когда ей в руки попала моя первая любительская книжка, вышедшая самиздатом («Как оптимизировать работу по дому»).
ПРИВЕДИТЕ СВОИ ДЕЛА В ПОРЯДОК
В старой школе деревни Сахарн
Почему необходимо избавляться от накопившихся дел
"Чистая грифельная доска» облегчает работу по двум причинам:
• Физическая: это означает, что у нас появляется свободное пространство для личных дел (не говоря уже о сл
Расправляйтесь с делами по мере их поступления
Батарейка, питающая работу в офисе, сохраняет заряд до тех пор, пока в рабочем процессе не появляются «тормозящие» элементы: различные неприятные нам дела, выполнение которых мы пос
Избавьтесь от долгов
Мы постоянно что-то не успеваем, у нас накапливаются долги в виде невыполненных дел, при том что поток новой работы не останавливается.
С чего же начать? Во-первых, не забы
Вычеркните из рабочего графика личные проблемы
Конечно же, работа не отменяет личных проблем.
Они всегда и везде пребывают с нами, и чем серьезнее проблемы, тем больше шансов, что они отрицательно повлияют на нашу рабоч
БОЛЬШОЙ СЕКРЕТ
В работе нам постоянно приходится сталкиваться с личными, или секретными, документами. Руководство присылает эти персональные «тайные» задания в больших коричневых конвертах, на которых сто
ПОДЧИНИТЕ СЕБЕ ВРЕМЯ
Работать было бы проще, будь
Привычка смотреть на часы
Если мы постоянно смотрим на часы - это плохой знак. Он свидетельствует о том, что наши мысли сосредоточены не на работе, а на желании поскорее ее закончить. К тому же постоянные бе
ВОЗМЕСТИТЕ УПУЩЕННОЕ ВРЕМЯ
По различным данным, собранным в США, была выведена статистика, показывающая, какая часть времени тратится нами на ежедневные ритуалы. Вдумайтесь в эти цифры:
• Пя
Сведите к минимуму перерывы в работе
В офисе каждому из нас отведено строго определенное место, поэтому все знают, где нас найти.
И действительно, любой сотрудник может в любой удобный для него момент прийти и
Бесчисленные деловые контакты
Стоит ли нам подпрыгивать всякий раз, когда кто-то кричит: «Лягушка!»? На работе, среди сотен дел и внеплановых встреч, ежедневные заботы порой превращаются в хаотичную бессмыслицу.
Ожидание кого-то или чего-то мешает другим делам до тех пор, пока не случится ожидаемое.
Что же нам делать? Задавая вопрос «когда? », надо получить на него как можно более точный и конкретный ответ. Чем точнее будет этот ответ, тем большими шансами на победу будем мы обладать.
ОТСУТСТВИЕ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Нам свойственно недооценивать те негативные последствия, к которым приводит наше отсутствие на рабочем месте, например, в тех случаях, когда мы поздно встаем с постели или вынуждены в рабоч
Составляем план работы
Лучше всего использовать один главный календарь, куда будет заноситься информация обо всех событиях, встречах и делах, включая личные, которые могут иметь отношение к нашей деловой
Расставляем все по порядку
Любите свой план работы и не теряйте его! Вы сможете работать легко, если выполните два действия со списком дел:
1. Составите его
2. Будете ему сле
НЕТ ПУСТОГО МЕСТА
Обращали ли вы когда-нибудь внимание на то, что когда дела в беспорядке, самые незначительные вещи вроде «вытереть пыль на столе » и «выбросить мусор в корзину» отнимают первенство у действ
ОДНОВРЕМЕННО
В офисе мы всегда можем сделать больше дел, чем запланировали, ведь в нашем распоряжении есть семь больших помощников:
• До - до начала рабочего дня.
Приводим в порядок сумятицу дел
Нам следует браться за выполнение работы в ту же минуту, когда она поступает. Пробегайте глазами все документы, отправляйте ненужное в мусорную корзину, а нужное подшивайте в файл и
НАКАЛИТЕ АТМОСФЕРУ В ОФИСЕ
Если составленный вами список дел невероятно длинен, вы можете, набравшись храбрости, незамедлительно приступить к их постепенному выполнению. Возможно, это под силу не каждому, но зато в н
ОБСТАНОВКА В ОФИСЕ
В туристическом походе комфор
Рабочее место
Вряд ли для производства продукции требуется роскошное убранство офиса, потому не следует делать интерьер особо вычурным. Оставьте это индивидуалистам. Чрезмерно декорированный и пе
Окна и освещение
В наши дни хорошие окна имеют большое значение.
Современные окна справляются с вентиляцией лучше, чем в давние времена - открытое настежь окно. Интересный вид из окна может
Проектирование и перепланировка офиса
Когда мы принимаем участие в перепланировке офиса, в первую очередь следует составить список требуемого оборудования с указанием его параметров: длины, ширины, высоты и даже веса, а
ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Однажды я был свидетелем след
Начните с себя
Мы все хотим сначала сделать лучше этот мир, общество, нашу компанию, наших коллег и только потом себя, не так ли? Догадываетесь, на что я намекаю? Если мы поработаем над собственны
Определитесь, как поступить с использованными вещами
Представьте себе, что вы пришли в больницу, где врачи и медсестры редко убирают использованный материал и инструменты после операций. Под столами и в углах валяются окровавленные би
Под тяжестью бумаг
Не так давно перед нами маячила соблазнительная перспектива: «общество без бумаги». Мы представляли себе, как на замену грудам и кипам бумаг придут электронные записывающие устройст
Наиболее предпочтительный прием обращения с грудой бумаг
Когда в течение дня вы получаете бумаги, не имеющие прямого отношения к вашей работе, складывайте их в стопку, не отвлекаясь от текущих дел.
Это нормально, так как далеко н
Рабочее пространство в десять квадратных сантиметров
Каждый человек, работающий за письменным столом, хочет, чтобы у него было больше пространства для работы. Казалось бы, эту проблему так легко решить, убрав со стола все предметы! Од
СВОЕГО РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА
• Правило №1: Храните на рабочем столе материалы, относящиеся исключительно к текущим проектам. Долгосрочные или «замороженные» проекты следует переложить со стола в ящик, на полку или куда
Предотвратите новый беспорядок
Каталоги офисного оборудования, пестрящие яркими красками, изобилующие соблазнительными описаниями, бессмертны. Реклама офисного оборудования и мебели настолько искусно продумана и
КОМПЬЮТЕР
Раньше мне было интересно, чт
Потребность в компьютере
Прежде всего, я прошу руководителей компаний обратить внимание на одно большое замечание: очень часто при покупке компьютера, компьютерного оборудования или программного обеспечения
Оптимизируйте работу с электронным оборудованием
Создайте упорядоченный список электронных адресов и гиперссылок, которыми пользуются сотрудники компании. Определитесь, как вы будете хранить факсы, записи и файлы. Единая система у
Изучение нового программного обеспечения
Обучаясь работе с новой программой поначалу записывайте всю важную информацию на карточках в алфавитном порядке и пользуйтесь ими, пока навык пользования программой не будет доведен
В КОМПЬЮТЕРНЫХ КУРСАХ
Если сотрудникам офиса требуется обучение, выбор в пользу однодневных, интенсивных курсов в большинстве случаев является ошибочным.
Такие курсы, как правило, п
ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ НЕИСПРАВНОСТИ
• Если ваш компьютер вдруг начал вести себя странно, вспомните и запишите последние действия и команды, которые вы произвели. Аккуратно перепишите все сообщения, которые выдает компьютер, д
Забота о вашем здоровье
Работая за компьютером, следите за осанкой, держите спину прямой. Поставьте монитор на коробку, если это поможет вам работать без напряжения.
Приподнимите сиденье стула, от
Последнее слово за вами
Нe забывайте о том, что все решения принимаете вы! Однажды я услышал от одного знакомого фразу, которая заставила меня содрогнуться.
В тот момент я мучился над принятием ва
ТЕЛЕФОН
Во времена своего детства я ж
КЛУБ ЛЮБИТЕЛЕЙ ПУСТОЙ БОЛТОВНИ
Остановитесь и вспомните последние 20-30 звонков, которые вы сделали: с какой целью вы (или вам) звонили, что сказали, сколько времени занял разговор? Возможно, вы обнаружите, что если бы б
Простые приемы, позволяющие сэкономить время
Встроенные программы, запоминающие часто набираемые номера, экономят всего лишь 5-10 секунд, но эти секунды постепенно складываются в часы. Не забывайте удалять неправильно набранны
Разгрузка телефонной линии
Один необязательный звонок по рабочему телефону - это непозволительная роскошь. Вы можете проиграть в будущем, если помимо разговоров с потенциальными клиентами, многие из которых м
ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ КОНФЕРЕНЦИЙ
Телефонные конференции эффективны, когда в них принимают участие не более 8-9 человек. При большем количестве участников не исключено, что некоторым из них не удастся вставить ни слова. Кон
Голосовая почта
Исследования показали, что большинство людей, обращающихся в компании по телефону, не могут дозвониться до нужного человека. Это стало поводом для создания голосовой почты. Голосова
ПЕРЕПИСКА
Я заметил, что по-настоящему
Электронная почта
Каждый раз, когда это возможно, используйте электронную почту, а не факс. С ее помощью вы можете отправить письмо сразу нескольким людям: исполнительному директору и руководителям о
Отчеты, копии и доклады
Я. читаю все отчеты. По моим наблюдениям, далеко не все люди поступают так, читая их выборочно или не читая вовсе. Я поинтересовался у них, почему. Мне было сказано, что отчетов сли
КОРОТКО О КНИГЕ СТРАНКА И УАЙТА
Для овладения искусством составления текстов я бы порекомендовал вам прочитать книгу «Элементы стиля», написанную Уильямом Странком и Э.Б. Уайтом. Однако если у вас нет на это времени, озна
Отправляем письма почтой
Живя в компьютерную эру, мы часто забываем о том, что разумное и уместное использование обыч ной почты может значительно упростить офисную работу. Бумажное письмо написать просто и
СОВЕТЫ ОТ НАЧАЛЬНИКА ПОЧТЫ
• Всегда пишите индекс. Просто удивительно, как часто про него забывают.
• Соблюдайте пунктуацию, когда пишете адрес назначения и обратный адрес, сокращайте такие
НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ДЕЛАМ ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ
Генри Форд не просто изобрел
Читайте и запоминайте
Научитесь справляться с печатной продукцией, в изобилии поступающей в ваш офис. Выберите 2 или 3 журнала, имеющих отношение к вашей профессиональной деятельности, и, может быть, еще
Избавьтесь от ящиков, в которых лежат документы, ожидающие отправки
Вы на 50 процентов упростите процесс поступления и отправки документов, если избавитесь от ящика, в котором лежат бумаги, предназначенные для отправки. Какая от них польза? Закончен
ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ
Архивы имеют обыкновение портить нам настроение, главным образом из-за того, что мы часто медлим с их составлением. Но только подумайте о том, какое значение имеет для нас хранение данных,
Уверенность в себе
Самый простой секрет того, как можно облегчить себе работу, - делать ее самостоятельно. Нас постоянно пытаются убедить в том, что успех и простота заключаются в перекладывании работ
Проявляйте инициативу в работе
Научитесь создавать «резервы». Если вы можете положить больше, кладите. Кладите, даже если пока это не окупается, так как в конечном итоге «резерв» принесет вам большие проценты. Вс
ВЫСКАЗЫВАЙТЕСЬ
Сообщайте о своих планах. Пусть все узнают о ваших целях и идеях. Расскажите людям, что вы собираетесь делать, зачем, когда и где. Когда окружающие узнают, чего вы хотите, они сделают все,
ПРИОБРЕТИТЕ БОЛЬШЕ ИНСТРУМЕНТОВ;
Опытный золотоискатель, работающий сразу на нескольких приисках, обычно оставляет на каждом из них тяжелые лопаты и черпаки.
Это избавляет его от необходимости
НАВЕРСТАЙТЕ ПОТЕРЯННОЕ ВРЕМЯ
Самый важный навык пилота - умение справиться с самолетом, когда тот внезапно теряет скорость и начинает камнем падать вниз. Наша работа - в некотором роде тоже полет, и иногда по какой-ниб
Собрания
Вы никогда не замечали, что на собраниях больше всего времени отнимают неподготовленные участники?
Если вы хотите сделать собрания более продуктивными, не приходите на них
ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ КОНФЕРЕНЦИЙ
Когда я писал эту книгу, моя компания переезжала в новый офис. Большую часть помещения планировалось определить под конференц- зал. Я написал отчет, выразив свое неодобрение этой идеи. В св
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С СОСЛУЖИВЦАМИ
Мне, как и вам, нравится быть
Командный дух
В не зависимости от того, насколько хорошо мы делаем свою работу, в офисе нам часто требуется помощь, поэтому найти союзника - это большой шаг к упрощению работы. Это может быть кол
СТРЕМИТЕСЬ К ЯСНОСТИ УКАЗАНИЙ
Представьте, что вы приезжаете работать на ферму, не имея никакого опыта и не пройдя предварительного обучения. Бригадир говорит вам просто: «Иди к коровам». Вам понятна цель, но не ясны ин
Когда нужны новые помощники
Принимая на работу новых сотрудников, необходимо обращать внимание на наличие у них следующих качеств:
• Умение думать самостоятельно (уверенность в себе)
• Способ
Стратегия поведения в офисе
Тайны и интриги, плетущиеся в офисе, слишком щекочут нервы и потому вряд ли останутся незамеченными.
Нет никакой нужды в том, чтобы бездумно проглатывать все, о чем болтают
И ДИСКРИМИНАЦИЯ
О сексуальных домогательствах и дискриминации (расовой, религиозной, этнической, по половому признаку) на рабочем месте написано очень много. Эта сложная и эмоциональнонасыщенная тема вызыв
КОМАНДИРОВКИ
Наверное, только идеалисты мо
Составление плана
Для начала примите к сведению эти 6 простых советов и постарайтесь воспользоваться ими.
1. Планируйте поездки заблаговременно.
2. Тяжелые и громоздкие вещи лучше о
Приготовление к поездке
Если вы и ваши сотрудники много путешествуете, будет разумным свести в один список всю важную информацию, которая необходима в пути. Создайте электронную таблицу из двух колонок, в
Летайте рейсами известных крупных авиакомпаний
Избегайте бронировать билеты на последний рейс.
Если что-то сорвется, всегда должен оставаться в запасе по крайней мере еще один: это обеспечит ваше прибытие к месту назнач
Ваш дом вдали от дома
Безусловно, лучше и удобнее останавливаться в том же отеле, где будут проходить собрания, деловые встречи и заседания.
Бронируя номер, спрашивайте не только название сети о
СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ
Согласно подсчетам, мы тратим на поездки, включая дорогу в офис, два или три года жизни. Мне приходится работать в разных точках земного шара, и среднее число дней, проведенных мною в поезд
ДОМАШНИЙ ОФИС
Впрошлом слово «офис» вызывал
Создание рабочей атмосферы
Признаемся мы себе в этом или нет, но работая дома, нам трудно в полной мере чувствовать себя настоящим профессионалом. Профессионал - это социальная роль, и дома нам не перед кем е
Рабочее время в домашнем офисе
Все думают, что делать работу дома - это идеальный вариант, так как вы сами являетесь хозяином своего рабочего времени; однако вы можете легко убедиться на собственном опыте в том,
Оборудование и инструменты
Краеугольный камень эффективной работы в офисе - надежные электропроводка и система защиты от перепадов напряжения в электросети, которые уберегут дорогое офисное оборудование. Плох
УПРОСТИТЕ РАБОТУ ПО-СВОЕМУ
Один крупный журнал не так да
Подготовка к работе
Нам бы хотелось, чтобы наш офисный костюм был удобным, нравился бы окружающим и нам самим. Даже если ваша работа предполагает некоторые ограничения в стиле одежды, вы всегда можете
Если ваш ребенок заболел
Заболевший ребенок для работающих родителей - хуже, чем заболеть самим во время аврала на работе. Все, у кого есть дети, должны продумать план действий в непредвиденных обстоятельст
Как справиться с напряжением
Стресс - нередкий спутник офисной работы. Ему подвержены миллионы сотрудников офисов. Но зачастую люди преувеличивают проблемы, вызывающие стресс, связанные с работой или общением с
Делать карьеру
Фраза «делать карьеру» на устах у многих офисных работников, проговаривается она вслух или нет. Однако многие люди плохо представляют себе, куда, в каком направлении им стоит продви
Подготовка к Дню подведения итогов
Я удивляюсь, как мало людей знают, когда им следует сделать остановку в работе. Неверно полагать, что осуществлять периодический контроль и оценку проделанной работы должен только н
Дополнительное рабочее время
Насколько разумно выделять для себя дополнительное рабочее время? Наблюдения показывают, что большинство людей, успевающих делать больше и зарабатывающих больше денег, большинство с
Границы успеха
Люди, добившиеся руководящей должности, равно или поздно сталкиваются с проблемой нехватки времени на что-либо, не относящееся к работе.
Они начинают понимать, что уже не м
Новости и инфо для студентов