Создайте упорядоченный список электронных адресов и гиперссылок, которыми пользуются сотрудники компании. Определитесь, как вы будете хранить факсы, записи и файлы. Единая система упростит работу в офисе.
Убедитесь в том, что дата и время на распечатанных документах совпадают с реальными, а также с указанными в соответствующих сохраненных файлах на компьютере. Это особенно важно при распечатке документов в нескольких экземплярах и составлении статистических отчетов.
Существуют программы, позволяющие работать с содержимым вашего офисного компьютера дома или в дороге, если у вас имеется портативный компьютер. Вы можете читать, редактировать и сохранять файлы как в офисе, так и дома. Это избавит вас от необходимости постоянно переписывать информацию с диска на диск, запоминать, какие файлы и где вам были нужны, вам не придется согласовывать между собой несколько версий одного и того же документа, помещенного на разных компьютерах.
***
Присвойте каждому проекту свой номер и поместите их в один каталог. Картотека всех документов пусть хранится в отдельной папке и находится в соответствующем подкаталоге. К примеру, предложения субсидий на организацию общественного сада будет проектом номер 251. Назовите подкаталог «251 Сад» и храните все документы, касающиеся этого проекта, в этой папке под именами «251 счета», «251 оборуд.» и т.д.