Телефонные конференции эффективны, когда в них принимают участие не более 8-9 человек. При большем количестве участников не исключено, что некоторым из них не удастся вставить ни слова. Конечно, можно перезвонить им позже и поговорить приватно, однако это разрушит первоначальный замысел и вряд ли приведет к желаемой цели.
Ниже приведены шесть советов, которые помогут вам оптимизировать и упростить проведение телефонных конференций.
1. Заблаговременно разошлите всем участникам тезисы предстоящего совещания.
2. Запишите номер оператора на случай, если вы внезапно отключитесь.
3. Назначьте человека, который будет конспектировать разговор.
4. Позаботьтесь о том, чтобы в совещании был ведущий, который будет вовлекать людей в обсуждение, направлять его в нужное русло и следить за тем, чтобы не было отклонений от темы.
5. Определитесь со своей точкой зрения до начала разговора.
6. Хорошо, если участники во время совещания не будут шуршать бумагой, щелкать авторучками и двигать стул: это создает много фонового шума, мешающего разговору.
7. И самое главное: если вы чувствуете себя неуютно во время проведения совещаний по телефону, не меняйте во время них свои решения и не берите серьезных обязательств.