Каждый раз, когда это возможно, используйте электронную почту, а не факс. С ее помощью вы можете отправить письмо сразу нескольким людям: исполнительному директору и руководителям отделов, близким и дальним родственникам.
Если вам не хочется, чтобы люди узнали остальных адресатов, то воспользуйтесь функцией отправки «скрытой копии» письма.
***
При большом объеме входящей почты имеет смысл настроить сортировку писем по группам: личные, деловые и пр.
***
Приобретите программу, позволяющую копировать письма на ноутбук: тогда вы сможете читать почту в дороге.
***
Отвечайте только на самые свежие сообщения на электронных форумах.
***
Нe допускайте переполнения почтового ящика.
Удаляйте письма, на которые уже ответили, если вам больше не нужна содержащаяся в них информация.
Если вам требуется сохранить электронное письмо, не распечатывайте его. Электронный формат был создан как раз для того, чтобы сэкономить наше время и освободить пространство на рабочем столе. Лучше создайте в компьютере папку, дайте ей нужное имя и храните в ней соответствующие электронные письма. Вы сможете найти их в любое время и при необходимости сделать копию.
***
В рабочей графике выделите время для просмотра электронной почты, чтобы в течение дня не отвлекаться на сигналы о поступившем сообщении.
С помощью модема вы можете получить доступ к вашей рабочей электронной почте у себя дома. Поговорите с сетевым администратором и узнайте, возможно ли это. Если вы время от времени работаете дома или в дороге с ноутбуком, наличие доступа к рабочему компьютеру значительно облегчит вам жизнь. Вернувшись в офис, вы больше не обнаружите в своем почтовом ящике 89 непрочитанных писем!
***
Создайте электронный документ, где перечислите всех участников предстоящей деловой встречи.
Если вы захотите заранее обсудить какую-либо возникшую идею, можете распространить ее, воспользовавшись списком. Это простой способ проинформировать каждого, а встречи будут менее продолжительными и более результативными.
***
Если вы собираетесь написать важное деловое письмо, наберите его в текстовом редакторе перед тем, как запустить почтовую программу. Потом можно будет просто прикрепить его к сообщению, оставив в теле письма короткое пояснение, а копию сохранить на жестком диске. Кстати, ваш адресат, возможно, также сохранит письмо на своем компьютере.