Реферат Курсовая Конспект
Лекція №6. Тема 5.1 Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації - раздел Образование, Лекція №6. ...
|
Лекція №6.
Тема 5.1 Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Службова документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв’язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на робото з документами.
Документ (лат. – доказ) – це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища реальної дійсності та розумової діяльності людини.
Тема 5.2 Документація з кадрово-контрактних питань
Заява
Заява — офіційний документ, у якому міститься прохання особи про виконання певних дій або захист інтересів.
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які надходять від організацій, установ (службові) ти окремих осіб(особисті). У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а у службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві визначені вище вимоги не обов'язкові.
Реквізити заяви:
1. Адресат — назва професії, місце роботи, вчене звання, прізвище й ініціали керівної особи, на чиє ім'я подається заява (в давальному відмінку).
2. Адресант — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я й по батькові, адреса (для зовнішніх заяв) особи, яка подає заяву (в родовому відмінку).
3. Назва виду документа (заява), що пишеться посередині рядка з великої літери.
4. Текст заяви, в якому чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
5. Додатки. До складної заяви подаються відомості про то, які саме документи додано до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання.
6. Дата написання (ставиться ліворуч).
7. Підпис особи, яка писала заяву (ставиться праворуч).
Заяву пишуть власноручно в одному примірнику, іноді заповнюють у вигляді бланка. Різновидами заяви є заяви зобов'язання (обліково-фінансовий документ — прохання про надання позики), заява про відкриття рахунку в банку, позовна заява тощо.
Головні вимоги до оформлення тексту заяви:
1. Використовуйте такі форми родових і відмінкових закінчень у реквізитах "адресат" і "адресант":
1) "Адресат": паралельне вживання закінчення давальної " відмінка.
Ректорові НаУКМА проф. Іванюку С.С.
або Ректору НаУКМА проф. Іванюкові С.С.;
2) "Адресант": найменування посади частіше вживається у формі чоловічого роду.
Студента факультету журналістики Семенцової Наталі! Юріївни;
Асистента кафедри україністики Бондаренко Лесі Олександрівни.
1. Не вживайте прийменник від у реквізиті "адресант":
Студента факультету журналістики
2. Назву документа пишіть з великої літери, крапку після лої не ставте:
Заява
3. Текст розпочинайте без звертань, з викладу прохання:
Прошу надати мені академічну відпустку...
4. Додатки до заяви оформлюйте так:
До заяви додаю (Додаток):
2. Копію диплома про вищу освіту — 1 прим.
3. Трудову книжку.
4. Особовий листок з обліку кадрів — 1 прим.
Або: Довідку про стан здоров'я додаю; До заяви додаю довідки про стан здоров'я.
5. Дату записуйте так:
10 липня 2003 р.; 17.02.2004 р.
6. Підпис заявника не розшифровується. Не можна також замість підпису записувати прізвище.
Зразки заяв
Деканові економічного факультету проф. Супруненку В.О. студента групи БО-І-8 Родичевської Лідії Серафимівни Заява Прошу дозволити мені перескласти академічну заборгованість із дисципліни "Розміщення продуктивних сил" 10 січня 2004 р. 8 січня 2004 р. (підпис) |
Директорові Українського гуманітарного ліцею п. Червінській О.Л. вчителя країнознавства Омельченка Андрія Савовича Заява Прошу надати мені відпустку з 24 березня по 5 квітня 2004 року у зв'язку з від'їздом на лікування до санаторію "Україна". Довідку про стан здоров'я додаю. 11.03.2004 р. (підпис) |
Генеральному директорові НВО "Мілана" п. Цвіркуненку Б.О. Власенко Олени Костянтинівни, що мешкає за адресою: вул. Старонаводницька, 18, кв. 47, 01015, м. Київ-15, тел. 296-6886 Заява Прошу зарахувати мене на посаду лаборанта відділу парфумерії. Додаток: 1 Копія диплома про вищу освіту в 1 прим. 1 Трудова книжка. 1 Особовий листок з обліку кадрів у 1 прим. 1 Автобіографія. 15 серпня 2003 р. (підпис) |
Резюме
Резюме (від. франц. гезите — "висновок") — це документ, у якому особа подає короткі відомості про навчання, трудову діяльність, професійні навички й якості у спеціально встановленому порядку.
Щодо написання резюме, розташування його реквізитів немає суворих правил. Найпоширенішим є формуляр-зразок, у якому подаються такі реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.
3. Контактні адреса та телефон (мобільний телефон, номер пейджера, факс, е-mail, адреса в Інтернеті).
4. Мета написання резюме.
5. Дані про освіту.
6. Дані про досвід роботи (обидва пункти заповнюються у зворотному хронологічному порядку).
7. Інші відомості на вимогу роботодавця (знання іноземних мов, володіння навичками роботи з комп'ютером, права водія, наявність друкованих праць тощо, в тому числі уподобання).
8. Особисті дані (місце проживання, сімейний стан).
Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. На відміну від автобіографи, резюме позбавлено елемента описовості.
Аби досягти успіху у складанні резюме, дотримуйтеся таких вимог:
· Формулюйте свою мету чітко, зрозуміло, дохідливо.
· Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку хочете обійняти. Підчас комп'ютерного вивчення дієслова не "читаються", а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.
· Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
· Намагайтеся не вживати особових займенників "я", "ми". Замість них уживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, виконував, вивчав, обізнаний з.
· Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.
· Не зазначайте про обсяг заробітної плати.
· Для друкування резюме використовуйте папір формату А4 (у жодному разі не крейдований).
· Якщо обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередьтеся на досвіді роботи й набутих навичках.
У центрах зайнятості резюме найчастіше пропонують заповнити на місці у вигляді анкети.
Зразок
Характеристика Михайленка Василя Микитовича; 1960 року народження, українця; освіта вища (1983), молодшого наукового співробітника Інституту мистецтвознавства, фольклору та етнографії ім. Максима Рильського НАН України (спеціальність сербський фольклор) Михайленко В. М. працює в Інституті мистецтвознавства, фольклору та етнографії НАН України ім. Максима Рильського з 1986 року у відділі слов'янського фольклору. За час роботи в інституті зарекомендував себе як серйозний, вдумливий дослідник. Михайленко В. М. неодноразово виступав на тему культурних зв'язків, зокрема в ділянці фольклористики, українського народу з сербами та хорватами — його праці „Іван Франко і Вук Караджич", „Максим Рильський — перекладач і дослідник сербського епосу", „Ватрослав Ягич — світоч слов'янської науки", „Микола Лисенко і південнослов'янські народні пісні" високо оцінені вченими-славістами в Україні та за кордоном. А його монографія „Вук Караджич і Україна", що вийшла в світ у Києві минулого року, набула широкого резонансу серед наукових кіл України. Михайленко В. М. виявив себе і як прекрасний організатор та збирач фольклору. Кожного літа під його керівництвом група студентів Київського національного університету ім. Тараса Шевченка та Київської консерваторії ім. Петра Чайковського привозять цінні фольклорні записи і здають у відділ рукописів нашого інституту, які використовують науковці, готуючи до друку нові збірки багатотомного видання українського фольклору. Михайленко В. М. прекрасно володіє мовами всіх слов'янських народів, поглибив свої знання з німецької мови. З-під його пера вийшли високохудожні українські переклади сербських народних пісень та ґрунтовні дослідження гайдуцького епосу в зв'язку з українськими думами. Михайленко В. М. працелюбний, дисциплінований, сумлінний у своїй роботі. Сформований учений. Його поважають у колективі. Характеристика видана для захисту дисертації. Директор Інституту Мистецтвознавства, фольклору та етнографії ім. М. Рильського Власноручний підпис Ініціали, прізвище НАН України Печатка 20.09.2003 р. |
У тексті характеристики на студента, який проходив практику, треба вказати: час проходження практики; базу практики (назва установи); види робіт, виконані студентом-практикантом; перелік заходів (переговори, конференції тощо), під час яких студент виконував певні функції; рівень професійної підготовленості студента; ставлення практиканта до виконання своїх фахових обов'язків; інші зауваження; висновок про зарахування або ж незарахування практики.
Слова і словосполучення, властиві характеристиці: працює в нашій установі з ... на посаді...; за цей час виявив (виявила) себе...; ставиться сумлінно до своїх службових обов'язків…;
Особовий листок з обліку кадрів
Так називається обов’язковий документ щодо особового складу, який громадянин заповнює під час зарахування його на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Близький за структурою до особової картки, іноді може замінюватися нею. Заповнюється особисто.
Тема 5.3 Довідково-інформаційні документи
Звіт
Звіт — це усне або письмове повідомлення, доповідь про проведення дорученої роботи, підсумок діяльності особи чи організації, узагальнення зробленого. За змістом звіт буває простим і складним, залежно від характеру виконаної роботи.
Розрізняютьстатистичні йтекстові звіти. Статистичнізвітипишуться на друкованих бланках, текстові — на звичайному папері, але здебільшого за поданою схемою. Як правило,звіти складаються за роботу, виконану протягом певного періоду (дня, тижня, місяця, кварталу, півріччя, року).
У заголовку звіту треба зазначити, яка організація (особа), :іа який період і за яку роботу звітує. Починати звіт бажано з невеликого вступу. Потім необхідно перелічити виконані завдання чи види робіт. Звіт повинен бути стислим, точним, конкретним, містити необхідні цифрові дані, прізвища, здебільшого мати узагальнення і висновки.
Рапорт
Рапорт особливо характерний для для війська й військових структур. Оформлення рапорту має приблизно такий вигляд, як і заява.
Зразок
Командирові підрозділу... (курсу,
батареї, батальйону...)
Рапорт
Прошу Вашого клопотання перед вищим командуванням про надання мені чергової відпустки за 1999/2000 навчальний рік з 20 липня цього року.
Відпустку проводитиму за адресою: м. Київ, вул. І.Франка, буд. 20, кв. 12 (вказується точна адреса проведення відпустки, а якщо є телефон, то номер телефону).
Зброю та секретну літературу здав.
10. 07. 2000 р.
Курсант 4-ї навчальної групи В. М. Бойко
(вказується посада, військове звання,
прізвище, ім'я, ім'я по батькові)
Власноручний підпис
Для рапорту характерні такі слова й словосполучення: прошу Вашого клопотання...; прошу Вашого дозволу...; клопочуся...; з приводу...; про надання...; дозволяю...
Трудова угода (договір)
Повідомлення
Повідомлення — це різновид ділового листа, в якому запрошується особу взяти участь у нараді, зборах, конференції.
Тема 5.4 Етикет службового листування
Лист-повідомлення
Шановні панове!
Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх ... (термін).
Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.
З повагою ...
Гарантійний лист
Шановний пане Сергію Івановичу!
Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами і запрошуємо на работу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду.
Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду ...% від вартості рекламних замовлень.
З повагою ...
Лист-претензія
Шановні панове!
У листі від … (дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. У зв’язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.
З повагою …
– Конец работы –
Используемые теги: Лекція, Тема, Ділові, папери, засіб, писемної, професійної, комунікації0.115
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Лекція №6. Тема 5.1 Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов