Управление системой закупок на предприятии преследует следующие цели:
1) расширение номенклатуры продукции;
2) снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
3) избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
4) контроль над специальными заказами;
5) контроль над упущенными продажами;
6) увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.
Существуют следующие основные формы снабжения сырьем и материалами:
1) складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;
2) транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;
3) поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.
Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.
1. Анализ рынка.
2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.
3. Получение и оценка предложения поставщика.
4. Выбор поставщика.
5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора.
6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.
7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем.
8. Размещение заказа.
9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.
10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками.
11. Выработка методов учета продукции.
12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.
13. Ускорение оплаты продукции.
14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса.
15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.
16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.
17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции.
18. Анализ ценности и возможностей поставщика.
19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.
Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:
1) определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);
2) формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;
3) размещение объявлений о подаче предложений;
4) оценка предложения;
5) окончательные переговоры;
6) составление документации;
7) поставка и контроль качества;
8) обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.