рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов

Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов - раздел Образование, Теоретическая часть: Охарактеризуйте документы по классификационным признакам Документ – Это Зафиксированная На Материальном Но...

Документэто зафиксированная на материальном носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Функцияэто целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, несущих только одну определенную функцию. Документ, выступая в качестве непременного элемента управленческой деятельности, является одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

· информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационнаяфункция определяется потребностью в закреплении информации с целью ее сохранения и передачи во времени и пространстве, т.е. ее материализация. Характерной особенностью информационной функции является то, что она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так ка необходимость фиксации информации – причина появления любого документа. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входят запечатление (фиксация) информации, сохранение информации, ее передача во времени и пространстве. Все это дает возможность использования (доступность) информации.

Выполняя информационную функцию, документы обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важной функцией документа является социальная, т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

Социальная функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной соцструктуре).

Социальная информация может содержаться в готовом виде или в форме, позволяющей извлечь ее только в результате анализа.

С данной функцией тесно связана фальсификация документов. Даже в том случае, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.

Политическая функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.

Коммуникативная функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:

· одностороннее, когда документы ориентированы в одном направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя к лю. К данному типу движения относятся такие документы как законы, указы, декреты, постановления. Одностороннее движение может быть направлено и снизу вверх, т.е. от исполнителя.

· двухстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.

· многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).

С появлением компьютерных технологий, сети Интернет, e-mail, которые обусловили увеличение скорости передачи информации и круг ее пользователей, коммуникативные возможности документов возросли.

Управленческая функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Документы, наделенные данной функцией, можно разделить на две группы:

· документы, изначально обладающие ею;

· документы, приобретающие ее на время.

В первую группу документов включаются документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т.е. все правовые акты отрганов госвласти (законы, указы, постановления), судебные, прокурорские, нотариальные, арбитражные акты управления, издаваемые оргнаизациями, учреждениями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила), а также свидетельствующие о правоприменительной практике. Сюдаже входят договорные документы; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих или прекращающих правоотношения, но имеющих определенный правовой статус (метрические свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения личности), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения).

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.

Неправовая документация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть основанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения – административные, трудовые.

Учетная функция. С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.

Существуют следующие виды учета:

· статистический;

· бухгалтерский;

· оперативный.

Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах.

Следует заметить, что учет необходим не только для выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.

Учетные документы можно разделить на две группы:

· первичные;

· сводные.

Культурная функция. В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной традиции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощи различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.

Культурную функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определенную область деятельности (технику, науку, живопись).

Одной из важнейших функций, выполняемых документами, является функция документа как исторического источника. Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачивается. Происходит вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).


– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Теоретическая часть: Охарактеризуйте документы по классификационным признакам

Охарактеризуйте документы по классификационным признакам... Классификация документов это распределение документов на классы разделы... По способу фиксацииинформации технике воспроизведения документы делятся на...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Дайте определение понятия «УСОРД». Охарактеризуйте состав УСОРД
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию, т.е. оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих комплекс или сист

Все гербовые бланки в соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.
Угловой вариант при этом не допустим.Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.

Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Общим признак

Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания соб

Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с вывода

Госгерб РБ
Установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС) Учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут д

Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта
Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, пр

Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее – заседания).

Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы.Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назна

Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов
1. Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) достаточно обширная группа документов. Создание, установление структуры организации, определение штатной числе

Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота
  Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело. Доку

Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки
Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Из определения следует, что осно

Достоинства
Простота в использовании 20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов

Опишите порядок исполнения документов
Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. Документы р

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
___________________________________ (Название документа) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО ... ... Грифы согласования на листе согласования оформляется в соответствии с ук

Опишите технику контрольных операций
  Система контроля исполнения включает: учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей; контроль за сроками исполнения;

Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
  Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальне

Виды НД.
Согласно «Правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений , организаций и предприятий республики Беларусь» различают три вида НД: · Ти

Принципы построения НД
НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. НД может строиться и по функциональному принципу. Такой принцип построения НД используется, как правило, в учреждениях, где нет

Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации
На основании НД структурных подразделений, а также профкома составляется сводная НД всего учреждения. В сводной НД дела располагаются так же, как и в НД структурных подразделений. Сводная НД органи

Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела
  Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Документы гр

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
  Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они форм

Общественной организации) организации
    Наименование организации   Наименование структурного подразделения (общественной организации)   Опись № _______________

Организация экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству и нормативными документами. Соста

Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов

Проведение экспертизы ценности документов в архиве
При передаче документов на хранение в архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в структурных подразделениях. Поступившие в архив документы временн

Составьте и оформите письмо-запрос
ГЕРБ Міністэрства адукацыі Рэспублікі Беларусь Министерство образования Республики Беларусь    

Составьте и оформите письмо-ответ
Адкрытае акцыянернае таварыства “Газета “Мінскі кур’ер” Открытое акционерное общество “Газета “Минский курьер”   &

Составьте и оформите письмо-напоминание
ГЕРБ Міністэрства сувязі Рэспублікі Беларусь Министерство связи Республики Беларусь    

Составьте и оформите гарантийное письмо
ГЕРБ Міністэрства замежных спраў Рэспублікі Беларусь Министерство иностранных дел Республики Беларусь  

Составьте и оформите письмо-извещение
Адкрытае акцыянернае таварыства “Металпрофіль” Открытое акционерное общество “Металпрофиль”    

Составьте и оформите письмо-приглашение
  Таварыства з абмежаванай адказнасцю “БЕЛЭРУДЫТ” Общество с ограниченной ответственностью “БЕЛЭРУДИТ”  

Составьте и оформите распоряжение
  Закрытое акционерное общество “Алеся”       РАСПОРЯЖЕНИЕ

Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности
    Открытое акционерное общество “Гранит” (ОАО “Гранит”)      

Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение
  Минское арендное ремонтно- строительное предприятие «Минскремстрой»      

Составьте и оформите справку личного характера
Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Бе

Составьте и оформите справку служебного характера
  СПРАВКА Директору ЗАО «Прамень» Иванову И.И.   10.02.2008_№_01-18/14

Составьте и оформите внутреннюю докладную записку
Отдел техники безопасности Главному инженеру СМУ № 23 Синякову В.С.   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Составьте и оформите сопроводительное письмо
  ГЕРБ Міністэрства эканомікі Рэспублікі Беларусь Министерство экономики Республики Беларусь  

Составьте и оформите указание
  Закрытое акционерное общество “Заря”       УКАЗАНИЕ &nbs

Составьте и оформите акт
  Общество с ограниченной отвественностью “Трикотаж” УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись А.Е.Байкулова 19.07.2008

Составьте и оформите протокол краткой формы
Дэпартамент па архівам і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Бела

Составьте и оформите протокол сокращенной формы
  Дэпартамент па архівам і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Департамент по арихвам и делопроизводству Министерства юстиции

Составьте и оформите протокол полной формы
  Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции

Составьте и оформите выписку из приказа по основной деятельности
  ГЕРБ Міністэрства адукацыі Рэспублікі Беларусь Министерство образования Республики Беларусь  

Составьте и оформите совместный распорядительный документ
  Министерство юстиции Републики Беларусь Министерство промышленности Республики Беларусь    

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги