Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству и нормативными документами.
Состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Департаментом по архивам и делопроизводству. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения.
Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Департаментом по архивам и делопроизводству.
При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности какого-либо документа, срок его хранения устанавливается ЦЭМК Департамента по архивам и делопроизводству.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
В центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы, объединения) создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архивного учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК Департамента по архивам и делопроизводству.
Государственный архив осуществляет методическое руководство и оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в проведении экспертизы ценности документов.
ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное Департаментом по архивам и делопроизводству.
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4—5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива)[4]. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.
4.2.9. ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:
участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;
определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);
рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;
осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;
принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.