Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содержит мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолжености по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учрждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.).
Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)
Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и/или служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.).
Согласно указанным нормативным документам служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.
Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документов, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».
| Наименование структурного подразделения | Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И. |
| СПРАВКА | |
| ________________№________________ | |
Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, управления и т.п.)
| Начальник отдела | подпись | А.Е.Байкулов |
В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановх заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а их обязанности в составе комиссии (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке):
| Председатель комиссии Члены комиссии: | подпись подпись подпись подпись подпись | А.Е.Байкулов О.А.Блискучий Э.Н.Бурлинова В.П.Гусаров С.Е.Докторов |
Внутренние справки регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале исходящей документов.
К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного. Например, «О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»; «О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»; «О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».
Важнейшим реквизитом справки является текст. В начале текста служебной справки излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого создается справка.
В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, указываются причины, цели обследования. Далее в справке излагаются установленные факты, описываются события по существу, случаи нарушения законов, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения, исполнители, точные даты, либо хронологические рамки.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.
Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008».
При составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:
· наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
· полное и сокращенное наименовании организации;
· название вида документа (СПРАВКА);
· дата;
· индекс;
· место составления;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· отметка о наличии приложения (если оно имеется);
· визы согласования и ознакомления;
· отметка об исполении и направлении документа в дело;
· подпись (подписи)
При необходимости справка может заверяться печатью.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации.
Госгерб РБ
| Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь | Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь |
| Дзаржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС) | Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) |
| ДАВЕДКА | СПРАВКА |
| ________________№________________ | |
| г.Мінск | г.Минск |
Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Внешние справки могут адресоваться: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
При адресовании справки руководителю вышестоящего органа указывается наименование должности руководителя в дательном падеже, в которое включается наименование организации.
Министру информации
Республики Беларусь
Подгайскому М.В.
или:
Президенту Белорусского
государственного концерна
по нефти и химии
Бамбизе И.М.
При адресовании справки организации в целом указывается наименование этой организации в именительном падеже. Например:
Министерство информации
Республики Беларусь
или:
Белорусский государственный
концерн по нефти и химии
При адресовании справки структурному подразделению организации в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структруного подразделения. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Отдел финансирования
и бухгалтерского учета
При направлении справки должностному лицу, но не руководителю, наименование организации указывается в им.п., а должность и фамилия адресата – в дат. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела
финансирования
и бухгалтерского учета
Денежной Т.Г.
Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.
Директор института В.В. Федоров
Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:
Директор института В.В. Федоров
Главный бухгалтер М.И. Ткач
Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие документы (например, письма).