Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее – заседания).
Протокол часто относят к справочно-информационным документам, так как в нем фиксируется информация справочного характера., необходимая в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.
Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.д.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.д.). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и т.д.
Протоколы, в которых фиксируются решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, проводятся в жизнь приказами (распоряжениями) руководителей организаций либо утверждаются ими и доводятся до исполнителей и заинтересованных путем рассылки размноженных экземпляров протокола заседания или выписок из протокола.
Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).
Обязанности по составлению и оформлению протокола возлагаются на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь коллегиального органа наряду с председателем несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе и стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также на основании документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.