В современных условиях существенное внимание уделяется вопросам информации и информационным процессам в системах. Это объясняется тем, что «информация» является универсальной категорией и всеобщим понятием, которое позволяет представлять все объекты материального и нематериального миров в качестве системы знаний.
Изначально термин «информация» (происх. от латинского «informatio» – разъяснение, оповещение) применялся для обозначения сведений, передаваемых между людьми устно, письменно или другими способами. С XX в. информация – это уже общенаучное понятие, характеризующее обмен сведений: как между людьми, так и между людьми и «автоматами» (автоматическими преобразователями информации), более того, и собственно между автоматами. Кроме того, это относительно новое, но уже широко применяемое понятие стали применять и к давно существующим в природе процессам. Так, «информация» теперь используется и для характеристики продолжающего развиваться, теперь уже зачастую под управлением человека, обмена ресурсами.
Информация – это совокупность сведений об объекте, которая может быть представлена фактическими данными и зависимостью между ними. Особую роль информация играет в системах управления для принятия оптимальных решений. Эта роль зафиксирована в теории кибернетики, как методологическая основа создания систем управления организационными структурами.
При этом следует различать понятия «информация» и «данные». Чтобы данные в полной мере являлись информацией, они должны обладать свойствами, от которых зависит их сравнительная ценность, ради чего они собираются, обрабатываются, передаются. Информация таким образом выступает в качестве меры устранения неопределенности в отношении результата явления или события.
Основные положения теории систем тесно переплетаются с теорией информации, которая изучает свойства информации. К таким свойствам относятся:
- атрибутные (описание объекта совокупностью количественные и качественных характеристик, параметров, данных);
- функциональные (описание направления движения, развития, отношения, связи);
- коммуникационные (описание процесса взаимодействия между элементами целого).
Информация, являясь философской, междисциплинарной и общеметодологической категорией, обладает двумя основными свойствами – атрибутным, определяющим сущность явления, и функциональным, устанавливающим взаимосвязь внутреннего состояния явления, как сложной системы, с внешними факторами воздействия среды. Применительно к терминологии (словам), выбираемым для описания предметного явления, необходимо учитывать диалектико-логическую, информационную сущность исследуемого объекта, т.е. его информационные аспекты.
Н. Винер определял «информацию как обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств».
В последнее время предметом системных исследований для получения интегрированных социально-экономических знаний становятся их информационные аспекты, которые определяются как содержательно-функциональные компоненты, так и коммуникационные.
Информация в системах управления определяет совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемой для оценки ситуации и разработки управленческих решений. В таком контексте информация рассматривается как новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающую уровень неопределенности, воспринятую, понятую и оцененную полезной для решения управленческих задач. При этом система управления рассматривается как совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей.
Таким образом, в процессе управления информация трактуется как функция (направление) и коммуникация (связь).
В процессах управления информация играет не просто главную роль, а является основой, сущностью самого управления (management, control) как процесса организации целенаправленного воздействия на объект для его функционирования по заданной программе.
Методологической основой построения алгоритмов управления является кибернетический подход, в котором воздействие на объект управления рассматривается как однонаправленная функция, ограничивающая степень свободы развития самого объекта. В технико-технологических системах использование кибернетических методов вполне оправдано. Но использование их в социально-экономических системах создает много противоречий. В основе таких противоречий лежит формализованное отношение к «человеческому фактору», который в конечном итоге и определяет качество принятия управленческих решений.
Процесс информационного моделирования организации объектов (целей) в целостную систему должен учитывать динамику их развития на основе описания многообразия информационных внутренних и внешних связей. Такие связи создают предпосылки к построению наилучшей (оптимальной) структуры. Методологической основой проектирования такой структуры является теория организации А. А. Богданова, а также методы синергетики, позволяющие учитывать три формы свободы поведения элементов в системе: активное развитие, пассивное развитие и гармоничное развитие. Понятия «активное» и «пассивное» используется для учета многообразия видов развития элементов. Речь идет о наличие положительного или отрицательного эффектов, получаемых от взаимодействия элементов в процессе их организации или управления. Например, один элемент системы развивается за счет разрушения другого.
Особый интерес в связи с комплексным подходом к использованию информации (данных) проявляется применительно к технологиям как способам производства, распределения товаров, услуг. Проецирование понятия технология на информационные процессы привело к возникновению так называемых «информационных технологий», в частности, как совокупности знаний о способах использования информации (данных) для совершенствования управления производством посредством автоматизации. А в дальнейшем – применительно и к автоматизации принятия управленческих решений вообще. В современных условиях «информационная технология» – это и методы, и, возможно, производственные процессы, и программно-технические средства, определяющие процесс использования данных для снижения трудоёмкости, повышения надёжности, оперативности при продуцировании новых управленческих решений.