Применение системного анализа при разработке систем организационного управления требует, прежде всего, рассмотрения его этапов.
Под этапами здесь понимается логическая последовательность использования всех средств системного анализа. В абстрактном виде такая последовательность может быть представлена в качестве пяти обязательных моментов исследования системы:
1. определение цели или системы целей;
2. выбор средств, с помощью которых они могут быть достигнуты;
3. определение и формулировка критериев выбора альтернативных средств;
4. определение ресурсов для обеспечения организационного управления системой, разработка необходимой и достаточной совокупности ресурсного обеспечения полного жизненного цикла системы;
5. разработка логической или математической модели системы, которая описывает системы связей и отношений между целями, альтернативными средствами их достижения и условиями окружающей среды, которые обеспечивают обмен необходимыми ресурсами.
Более подробно содержание этапов реализации системного анализа для организационных систем в экономике предложил Ю.И. Черняк.
Этап анализа проблемы. Всесторонний, многофакторный анализ проблемы является начальным этапом системного анализа. На этом этапе анализируется состояние системы в реальных условиях, определяются не соответствия условий существования системы, выявляются причинно-следственные связи возникновения проблемных ситуаций, определяется степень актуальности проблемы в научном и практическом смысле. Формулировка проблемы и выдвижение гипотезы для ее решения является результатом этого этапа системного анализа. На этом этапе широко используются методы логико-вербальных и логико-математических средств анализа и синтеза.
Например, метод сценария, которые позволяет в прогностическом плане качественно описать возможные варианты развития событий с исследуемым объектом-системой при различных сочетаниях факторов внешних и внутренних условий жизнеобеспечения. Метод сценария основан на сборе и получении достаточного объема информации, на основании которой можно прогнозировать с определенной степенью вероятности развитие проблемной ситуации.
Метод «Дельфи» тоже предназначен для качественного анализа проблемы на основе построения предварительной модели, в которой учитывается экспертная оценка специалистов по определению ситуаций.
Метод «дерево целей» позволяет оценить структуру модели цели и выявить отсутствия неучтенных связей с внешней средой, которые влияют на разрешение проблемной ситуации.
Метод экономического анализа позволяет дать количественную оценку сложившейся проблемной ситуации на основе условий существования экономико-математической модели. Первый этап системного анализа должен заканчиваться определением предметной или межпредметной области исследования, а также выявлением условий принципиальной разрешимости проблемы.
Этап определения системы.Сформулированная проблема должна быть определена как логическая система четко поставленных задач, решение которых позволить получить промежуточные и конечные результаты. Постановка задач и определение условий их решения дает возможность выделить их спецификацию. Затем исследователь обосновывает состав элементов, которые он выделяет в систему, т.е. определяет объект исследования. Вводятся условия ограничения объекта исследования, определяются его границы и условия взаимодействия с окружающей средой. На втором этапе системного анализа определяются научные позиции исследователя, т.е. языки описания для решения разных задач. Результатом второго этапа системного анализа становится создание научной модели исследования объекта-системы.
На данном этапе могут быть использованы все научные средства системного анализа, традиционные (матричные и кибернетические модели) и не традиционные (информационные, синергетические, имитационные и т.п.).
Этап анализа структуры системы.На данном этапе исследования объект-система рассматривается в качестве иерархической структуры. В представленной структуре (в любом показанным выше виде) выделяются все элементы (подсистемы), определяются их связи и отношения. Таким образом, определяются уровни иерархии (в БС) и научные способы их описания. Затем определяется процесс функционирования элементов системы, т.е. делается структурно-функциональных анализ объекта исследования. Определяется специфика процессов управления, как в самой системе, так ее информационных связей с окружающей средой, на основе разработки структуры целей.
Формулируются принципы функционирования элементов в целом образовании. Определяются критерии устойчивого развития, состояний, и изменений.
На этом этапе исследования используются методы логических построений, диагностики, синтеза. Анализ производится на основе построения графических, матричных, сетевых, морфологических, кибернетических и синергетических моделей. Результатом этого этапа анализа становится построение структурно-функциональной модели объекта-системы.
Этап формулирования общей цели и критерия системы.На данном этапе анализируется целеполагание системы, требования к внешней и внутренней среде. Определяется специфика целей существования подсистем, особенно в том случае, когда они имеют неоднородную природу составных элементов. Формулируются условия, при которых эти цели могут быть достигнуты теми или иными средствами. Определяются критерии выбора средств достижения целей подсистем с учетом принципа целостности объекта-системы. Формулируются общие цели системы, определяются критерии их достижения и формулируются принципы декомпозиции целей и критерии их реализации в подсистемах.
На данном этапе системного анализа используются методы: экспертных оценок («Дельфи»), деревьев целей, сетевых структур целей, оптимизационных, игровых и имитационных моделей и многое другое.
Результатом этого этапа становится описание условий целесуществования объекта в качестве системы, критерии целенаправленного развития и состава ресурсного обеспечения полного жизненного цикла. Важным результатом этого этапа становится формулирование принципов декомпозиции целей организации системы и условий сохранения ее целостного развития.