3.1 За своїм змістом пояснювальна записка повинна відповідати завданню на БДР. У пояснювальній записці до БДР повинні бути наведені обґрунтування всіх прийнятих рішень, опис будови і принципу дії об’єкта проектування та його основних структурних одиниць з відповідними ілюстраціями або посиланнями на відповідні аркуші графічної частини БДР. Зміст та обсяг графічної частини БДР повинні бути достатніми для повного розкриття суті БДР (зазвичай - 40-60 аркушів формату А4, а обсяг ілюстративних матеріалів - не більше 3-х аркушів формату А1). Додатки до вказаного обсягу не входять, тому їх розмір не обмежується. Ілюстративний матеріал може бути продемонстрований під час захисту у вигляді комп'ютерних файлів.
Невідповідність між пояснювальною запискою і графічною частиною БДР неприпустима.
Пояснювальна записка БДР повинна містити такі основні складові частини:
- титульний лист з підписами студента і керівника, затверджений завідувачем випускаючої кафедри (додаток А);
- індивідуальне завдання, затверджене завідувачем випускаючої кафедри і підписане студентом, керівником та рецензентом (додаток Б);
- анотація БДР, подана державною мовою та однією з мов міжнародного спілкування;
- перелік скорочень (за необхідністю);
- вступ (актуальність розробки, сучасний стан розвитку технічних задач, що їх належить розв’язати в БДР, постановка задачі розробки (дослідження));
- розділи основної (технічної) частини, зміст і перелік яких обумовлюється профілем спеціальності та темою БДР;
- висновки, в яких аналізуються основні підсумки роботи над БДР та у вигляді коротких тез, наводяться перспективи удосконалення об’єкта розробки або розвитку методів досліджень;
- список використаної літератури, в якому найменування використаних літературних джерел, патентів, нормативно-технічних документів, інформації з Іnternet тощо розміщують в порядку появи посилань в тексті ПЗ;
- додатки обов’язкові та довідникові (акт про впровадження, інструкція користувача, інструкція програміста, лістинги розроблених програм, специфікації складальних одиниць тощо).