Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы текстового поля с одинарным интервалом и выравнивается влево. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова, обозначающие должность («Директор», «Председатель», «Руководитель», «Начальник») располагаются на отдельной строке и центруются по отношению к последующим строкам реквизита. Длина самой длинной строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с выравниванием по правому полю. Между инициалами имени, отчества и фамилией пробел не ставится. Такого оформления можно добиться, разместив реквизит «подпись» в таблице из двух ячеек, где левая ячейка имеет фиксированную ширину 8 см. и форматирование с выравниванием по левому краю, а в правой ячейке установлено выравнивание по правому краю. Если расшифровка подписи центрируется, то ширина левой ячейки вручную подгоняется под ширину самой длинной строки. Например:
| Директор Института истории перестройки, профессор | В.ТЛогинов |
Сама таблица, естественно, должна быть невидимой, т.е. на печать границы ячеек не выводятся.
Поскольку расшифровка подписи должна располагаться на уровне последней строки указания должности, то при использовании MS Word 97 для ячейки с расшифровкой подписи устанавливается выравнивание по нижнему краю. MS Word 2000 позволяет устанавливать любые варианты выравнивания.
При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами, которые ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля. Расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. Например:
| Руководитель Центра глобальных программ | Директор Института истории перестройки | Руководитель Центра политологических программ |
| подписьГ.Х.Шахназаров | подписьВ.Т.Логинов | подписьВ.Б.Кувалдин |
Такое расположение подписей достигается созданием таблицы, число столбцов которой соответствует числу подписей.
Документ, подписываемый представителями разных организаций в разное время может иметь дату каждого подписания документа. Официальной датой документа является дата последнего подписания. Например:
| Директор ООО «Заря» | Директор ЗАО «Восток» | Директор ТОО «Звезда» | |||
| подписьВ.П.Сидоров | подписьМ.Н.Петров | подписьИ.С.Семенов | |||
| 14.04.2000 | 12.04.2000 | 17.04.2000 | |||
При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности. Например:
| Директор | В.П.Фокин |
| Главный бухгалтер | М.С.Ламшина |
Если документ будет распечатываться или отправляться по факсу, в него может быть вставлено факсимиле – изображение подписи должностного лица. Однако для документов, требующих подтверждения своей подлинности, должна использоваться специальная программа «электронная подпись», основанная на криптографической методике открытых ключей (использовании специальных шифров).
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – криптографический механизм, позволяющий подтвердить авторство и подлинность электронного документа. Практически ЭЦП представляет собой уникальную битовую последовательность, которая не может рассматриваться в отрыве от конкретного сообщения. По своей структуре ЭЦП требует наличия двух элементов – текста документа и секретного ключа. Если хотя бы один из элементов чуть изменён, то вся цифровая подпись искажается. Электронную подпись, в отличие от обычной, крайне сложно, почти невозможно подделать. ЭЦП требует использования двух ключей – секретного и открытого. Секретный ключ – самый главный и только его сохранность и недоступность для третьих лиц даёт гарантию от подделки электронной подписи. Открытый ключ создаётся на основе секретного и его утрата сама по себе не опасна. Обычно открытый ключ используется для проверки подлинности подписи.
На Западе – в США, странах ЕС принятое в последнее время законодательство уравнивает в правах электронную и обычную подпись, наделяя электронную подпись юридической силой. Это приводит к быстрому увеличению доли электронных документов в общем документообороте, в т.ч. в государственных структурах.
В нашей стране передача документов, снабженных электронной подписью, внешнему корреспонденту, как правило, требует наличия двусторонних соглашений о признании такой подписи и обмена ключами, позволяющими гарантировать подлинность подписи. Система цифровой подписи встроена, например, в сертифицированный ФАПСИ текстовый редактор «Лексикон-Верба»[14].
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 предусматривает, что «Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования»[15].
Более близким по форме к традиционному подписанию документа является технология, основанная на анализе биометрических параметров движения руки лица, подписывающего документ. Подпись проставляется ручкой на стандартном устройстве - планшете (дигитайзере), а программа считывает параметры движения ручки. При этом в документе сохраняется как собственно образ подписи для воспроизведения на экране и при печати документа, так и контрольные сведения, однозначно идентифицирующие личность подписавшего и предотвращающие возможность изменения документа после его подписания[16].