Пометы на документе

К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником, хорошо знающим все нюансы дела, уточнить необходимые детали, решить какие-то вопросы в рабочем порядке. Эти данные могут быть заранее введены в шаблон и располагаются в конце документа. Как правило, используется поле «UserName» и «UserAddress» (команда Поле в меню Вставка, Сведения о пользователе). Чтобы компьютер правильно заполнял эти поля, исполнитель должен корректно ввести свою фамилию, имя, отчество и номер телефона на вкладке «Пользователь» (команда Параметры меню Сервис).

При распечатке черновых вариантов документов на нижнем поле (колонтитуле) указываются и другие справочные сведения о документе. Чтобы при большом количестве документов их можно было быстро найти в памяти компьютера, в документ (нижний колонтитул) вставляется поле FileName, позволяющее автоматически при распечатке выводить имя файла. Если поле FileName задано с ключом /p, то при распечатке будет указываться не только имя файла, но и его местонахождение (например: E:DocumentsСергейBookКнига с дальнейшей правкой.doc).

В том случае, если идет длительная работа над документом и последовательно распечатывается несколько вариантов, то поле «PrintDate», указывая дату распечатки документа, позволит отличить более старый и более новый вариант документа.

Эти справочные сведения нужны только для черновых вариантов документа. При выводе на печать официального документа поля FileName и PrintDate необходимо удалить.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями от 21.01.2000) в левом нижнем углу каждой страницы документа может располагаться реквизит «идентификатор электронной копии документа», содержащий «наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые денные, устанавливаемые в организации».

Если документ на нескольких страницах, нумерация страниц осуществляется начиная со второго листа посредине верхнего поля (верхний колонтитул) арабскими цифрами, без добавления слов «стр.», знаков препинания, чёрточек и т.п.

Поскольку нумерация осуществляется во всех видах документов, целесообразно сразу же начиная разработку шаблонов документов установить нумерацию страниц (команда Номера страниц в меню Вставка) в исходном шаблоне (Normal.dot) с тем, чтобы нумерация автоматически включалась во все последующие создаваемые шаблоны документов.