Запись макроса

Установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Сервис выбрать команду Макрос, а затем нажать кнопку "Записать".

В поле "Имя макроса" введите имя нового макроса. Оно должно начинаться с буквы и содержать только буквы и цифры. Если вас устраивает имя макроса, предложенное по умолчанию, пропустите этот шаг.

При желании введите краткое описание макроса в поле "Описание" (оно будет появляться справа внизу экрана в строке состояния каждый раз, когда вы будете выбирать соответствующую кнопку меню).

При присвоении макросу пункта меню или кнопки на панели инструментов это описание возникает в строке состояния при указании на соответствующий пункт меню или кнопку на панели инструментов. Описание может содержать до 255 символов, но на панели инструментов будет появляться не более 100 символов.

Для присвоения макросу кнопки на панели инструментов, пункта меню или сочетания клавиш нажмите соответствующую кнопку. После окончания присвоения нажмите кнопку "Закрыть" в окне диалога Настройка для начала записи макроса. Курсор примет форму стрелки с изображением микрокассеты.

Проделайте действия, которые следует включить в макрос.

Действия, проделанные с помощью мыши, не записываются. Для записи действий (например выделения текста или перемещения курсора) используйте клавиатуру. Мышь может быть использована для выбора нужных команд и параметров.

Выполните ту последовательность операций, которая войдёт в макрокоманду: Выберите меню «Файл»® «Создать». В открывшемся окне выберите необходимый шаблон, убедитесь, что в разделе «Новый документ» выбран именно документ, а не шаблон и нажмите кнопку «ОК». Для окончания записи макроса нажмите кнопку «Стоп» на панели «Запись макрокоманд»: .

Ещё один вариант – помещение часто используемых шаблонов на панель Microsoft Office.

Создание типового набора шаблонов для всей организации, а затем шаблонов документов для каждого сотрудника в соответствии с кругом его обязанностей требует затрат времени, определения чёткого круга обязанностей каждого сотрудника, списка документов, готовящихся тем или иным сотрудником, в общем – проведения небольшого обследования всей организации, учреждения, фирмы. Однако выполнив такую работу и разместив на «рабочем столе» каждого сотрудника шаблоны для создаваемых им документов, можно заметно ускорить и повысить качество работы управленческого персонала.