Составление индивидуального документа

В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении такого документа.

Как известно, первый этап подготовки документа – изучение законодательной базы, нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, из-за труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоёмких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические материалы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов[18].

Недорогие банки данных могут представлять собой ограниченную тематическую подборку документов на компакт-диске, а наиболее полные профессиональные системы типа «Гарант», «КонсультантПлюс» и т.п. – предусматривать периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки – таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и т.п. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт, или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости – распечатать подобранные материалы.

В последнее время важным и легкодоступным источником необходимой информации становится Internet. Сегодня в Internet можно получить самые разнообразные сведения: от расписания авиарейсов и погоды на завтра до состояния товарных запасов на складе вашего поставщика на сегодняшний день. Но для этого необходимо отыскать именно ту информацию, которая вам нужна. Для поиска можно воспользоваться поисковыми системами. Среди поисковых систем можно выделить каталоги ресурсов и собственно поисковые системы.

Поисковые системы, такие как русскоязычные www.aport.ru, www.yandex.ru, www.rambler.ru или международные www.yahoo.com, позволяют искать необходимую информацию во всём Интернете, просто задав слово или несколько слов, по которым будет вестись поиск. В простой форме, понимаемой всеми поисковыми системами, это одно слово. Однако результатом такого запроса могут быть тысячи и даже десятки тысяч ссылок. Для расширенного поиска могут задаваться специальные правила – например, наличие определённого словосочетания, нескольких слов на одной странице, в одном абзаце, использоваться логические операторы «И», «ИЛИ», «НЕ» и т.п. Если результатом запроса стали тысячи и даже десятки тысяч ссылок, значит запрос необходимо уточнить. Поисковые системы используют различные способы формирования запросов, поэтому для каждой поисковой системы следует уточнять правила написания запросов. Некоторые системы позволяют уточнить запрос, ведя поиск в уже найденном. Если необходимая информация не найдена с помощью одной поисковой системы – можно попробовать другую.

Каталоги ресурсов, такие как www.atrus.ru, www.stars.ru, www.list.ru имеют иерархическую структуру, в которой все ресурсы классифицированы по темам, т.е. представляют собой упорядоченные каталоги, в которых поиск ведётся путём выбора подходящей рубрики, внутри неё – подрубрики и т.д. Некоторые системы имеют встроенный поиск, позволяющий быстро найти нужную рубрику. Однако следует учитывать, что как правило каталоги содержат краткие описания и ссылки только на те сайты, создатели которых сочли необходимым их зарегистрировать в данном каталоге. Кроме того, распределение по рубрикам может производиться не всегда корректно.

Для поиска в русскоязычной части Internet лучше пользоваться отечественными поисковыми системами, учитывающими морфологию русского языка.[19]

Многие ресурсы в Internet имеют в своём составе ссылки на сайты аналогичной тематики. Таким образом, найдя один сервер по интересующей вас теме, дальше уже можно двигаться по имеющимся ссылкам.

Другой источник информации – тематические телеконференции (newsgroups).

 

Второй этап подготовки к составлению документа – изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам в вашей и вышестоящей организации. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость, полноту, исключает дублирование в готовящемся документе. Еще недавно, при журнальной системе регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был практически невозможен. При картотечной системе регистрации тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов – сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа – сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространённых методов сбора информации – это поиск в Internet. Например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.

Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедрённые в него аудио, видео и др. компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и т.п. Вставка объектов любого типа в документ производится командой Объект в меню Вставка.