Таблицы
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска, список), перечень сведений, числовых данных, приведённых в определенную систему и разнесённых по графам; сводка, ведомость[20]. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа – электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.
Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92[21].
Гост называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (таблица 1)
Таблица 1
Тематический заголовок (может и не быть)
 Головка
| Заголовки граф | ||||||||
| Подзаголовки граф | |||||||||
| Строки (горизонтальные ряды) | |||||||||
| Боковик (графа для заголовков) | Графы (колонки) | ||||||||
Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями»[22].
В соответствии с п. 4.5.2. ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.
Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и вначале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы производить после создания всего документа и обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.
При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или если графы пронумерованы – номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после неё вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.
MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически будет повторен на второй и последующих страницах.
Таблица 1
| Субъекты федерации | Распределение населения | |
| работающих | Пенсионеров |
Таблица 2
| Отрасли промышленности | 1990-1994 гг. | 1995-1998 гг. | ||
| Число предприятий | Количество работающих | Число предприятий | Количество работающих | |
ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (Таблица 3).
Таблица 3
| Наименование показателя | Значение |
| 1 Книги | |
| 2 Журналы | |
| 3 Периодические издания | |
| 4 Информационно-справочные материалы |
Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок и др. продукции порядковые номера не проставляют.
Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или нажатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Ещё больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.
При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Таблица 4
| Наименование показателя | 1995 г. | 1996 г. | 1997 г. |
| Доход от личного подсобного хозяйства, млрд. руб. | |||
| Доход из других источников (поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд. руб. | 93.4 | – |
Значение показателя, приведённое в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.
Правила заполнения показателей представлены в Таблице 5
Таблица 5
| Наименование показателя | Пояснения по заполнению показателя |
| Высшее и среднее специальное учебное заведение | Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенно «им.» |
| Специальность | Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию |
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (Таблица 6).
Таблица 6
| Работающая молодежь в возрасте | 1985 г. | 1990 г. | 1995 г. |
| От 16 до 17 включительно | |||
| « 18 « 20 « | |||
| « 21 « 25 « |
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. (Таблица 7).
Таблица 7
| Наименование должности | Квалификационные требования |
| Старший инженер | Высшее образование, стаж работы по специальности не менее пяти лет |
| Старший механик | То же |
| Старший технолог | « |
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 8).
Таблица 8
| Пол | Количество | |
| Руководители подразделений | Мужчины Женщины | |
| Менеджеры | Мужчины Женщины | 6 13 |
| Продавцы-консультанты | Мужчины Женщины | 2 26 |
Облегчает восприятие таблицы её цветовое оформление.
Таблица 9
| 1 кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. | ||||||||||
| Янв | Фев | Мар | Апр | Май | Июн | Июл | Авг | Сен | Окт | Ноя | Дек | ||
| 1 отдел | |||||||||||||
| 2 отдел | |||||||||||||
| 3 отдел | |||||||||||||
| 4 отдел | |||||||||||||
Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы», наиболее распространённым примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.
Для лучшего сопоставления текстовой информации она может располагаться в несколько колонок. Фиксированное расположение частей текста на странице относительно друг друга достигается путем его расположения в таблице с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст (меню Таблица, команда Преобразовать в текст).
В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается просто автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.