Установка формата бумаги и размеров полей

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов.

Как известно, у нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (Международная организация по стандартизации). Для управленческой документации как правило применяют формат А4, а для небольших документов – А5. Однако в работе с организационной техникой Вы можете встретиться и с материалами вспомогательного формата ряда В.

В соответствии с ИСО 216:1975[8] система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра – число делений, произведённых начиная с основного формата, обозначаемого А0 и равного по площади 1 м² (1,189*0,841 м.) [формат В0=1,414м²]. Например, формат А4 соответствует формату А0, разделённому на 4 части.

Основными являются следующие форматы:

ИСО– А ряд (основные форматы)	ИСО-В ряд (вспомогательные форматы)
Обозначение	Размеры, мм.	Обозначение	Размеры, мм.
А0	841*1189	В0	1000*1414
А1	594*841	В1	707*1000
А2	420*594	В2	500*707
А3	297*420	В3	353*500
А4	210*297	В4	250*353
А5	148*210	В5	176*250
А6	105*148	В6	125*176
А7	74*105	В7	88*125
А8	52*74	В8	62*88
А9	37*52	В9	44*62
А10	26*37	В10	31*44

 

За рубежом распространены и другие форматы бумаги – Letter (8½*11 in, т.е. 21.59*27.94 см.) и Legal (8½*14 in, т.е. 21.59*35.56 см.). В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» часто заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо выполнить следующие установки:

В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры» и на вкладке «Общие» в единицах измерения выберите из списка «Сантиметры».

В меню «Файл» выберите «Параметры страницы» и на вкладке «Размер бумаги» установите размер А4 210х297 мм. (см. рис).

 

Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов. На вкладке «Поля» рекомендуется установить следующий размер полей документов:[9]

– левое поле – 35 мм (3,5 см.)

– правое – не менее 10 мм (1,0 см.).

– верхнее – 15 мм. (1,5 см.)

– нижнее для документов формата А4 – не менее 20 мм (2 см.). Для документов формата А5 (148х210 мм) нижнее поле устанавливается не менее 15 мм.

Нажатием кнопки «По умолчанию» данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами.

Употребляемый здесь и далее термин «по умолчанию» означает, что указанные параметры используются во всех вновь создаваемых документах, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры.

Составление и оформление документа на компьютере начинается с вызова той формы, на базе которой будет изготовлен данный документ. Это может быть:

1. чистый лист.

2. бланк организации или

3. форма, разработанная в Вашей организации,

4. унифицированная утверждённая форма документа.

Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит – и облегчить восприятие документов.