Оформление текста

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчёркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания. Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2-3 шрифтов одновременно.

Для того, чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows 95 шрифты Times New Roman, Arial, Courier New. Эти шрифты имеются во всех версиях Windows – 95, 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, жирного курсива, различного размера шрифта и подчёркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно 1-2 русских шрифта. При установке дополнительных шрифтов следует обращать внимание на поддержку шрифтами так называемой кодировки «Unicode», так как старые шрифты, не поддерживающие этой кодировки, невозможно использовать в Office 97.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако если текст будет распечатываться на чёрно-белом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком тёмный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Другой способ выделения текста – использование рамок.

Чтобы в Word 95 рамка не смещалась относительно остального текста, следует установить её расположение относительно абзаца и установить привязку (команда Графический объект в меню Формат, вкладка Размер и положение).

Проще всего заключить в рамку целиком абзац. Для этого можно воспользоваться командой Обрамление и заливка в меню Формат или кнопкой Обрамление на панели инструментов.

В Word 97/2000 для обрамления используется специальная панель инструментов Таблицы и границы.

Рамки особенно удобно применять для пояснений в организационных документах, таких как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word 7.0 осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчёркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики (команда Грамматика в меню Сервис) с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

В MS Word 97 проверка грамматики также может осуществляться в фоновом режиме параллельно с проверкой орфографии. При этом предложения, в грамматическом построении которых возможно были допущены ошибки, подчёркиваются зелёной волнистой линией. Однако при работе с документами, созданными в предыдущих версиях MS Word, эту функцию рекомендуется отключить во избежание общего сбоя системы. В MS Office 2000 эта проблема решена с помощью специального исправления, устанавливаемого отдельно (rusgrm2k.exe) или в составе Service Pack 1.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари – синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках – англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на русском и английском языках (в Word 2000 – ещё и на украинском). Если в организации часто готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо установить дополнительное средство – MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного количества языков нужна на 5 и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack[25].

Таким образом компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ и красиво его оформить.