Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией нескольким или даже большой группе адресатов. Выше уже рассматривалось создание шаблонов документов. Однако в случае массовой рассылки (например, приглашений на конференцию, уведомлений и т.п.) создание и отправка множества практически одинаковых документов, отличающихся только адресатом и обращением (названием товара, ценой и т.п.) может оказаться трудоёмкой задачей. В этом случае поможет использование функции «слияния» документов. Как это делается?
Сначала готовится основной документ. В нём предусматривается место для переменной информации (например, обращения). Эта переменная информация может содержаться в базах данных, ведущихся в организации или в MS Excel. Для выборки необходимых данных может использоваться специальный модуль Microsoft Query. Если СУБД не используются, создаётся специальная таблица в отдельном документе MS Word. В каждой строке такой таблицы перечислены все сведения, которые могут быть включены в конкретный документ. Например:
| Обращение | Имя | Фамилия | Организация | Адрес | Город | Индекс | Раб_телефон |
| Уважаемый | Иван Никифорович | Петров | ОО «Заря» | Ул.Зорге 15 | Москва | 123 4567 | |
| Уважаемая | Зинаида Петровна | Волкова | «Росбар» | Ул. Усиевича 16 | Москва | 765 4321 |
В таблице перечислены те сведения, которые необходимо вносить в документ. Например, фамилии, имена, отчества клиентов, их адреса. Когда такая таблица готова, запускается процесс слияния и MS Word печатает готовые письма в заданном количестве, автоматически вставляя в заданные места текст из соответствующих столбцов таблицы. Особенно удобно это в случае массовой рассылки факсимильных сообщений с помощью факс-модема, поскольку не требует распечатки документа на бумаге и позволяет осуществлять массовую рассылку с минимальными затратами.
Создание документа с использованием полей несколько сложнее, чем подготовка обычного документа. Но создав его один раз, можно значительно ускорить процесс рассылки, так как созданная один раз таблица может впоследствии неоднократно использоваться. В дальнейшем при организации массовой рассылки достаточно создать исходный документ и выбрать поля и записи (столбцы и строки) из имеющейся таблицы, которые будут использоваться при конкретной рассылке.[26]