Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, осуществляющего регистрацию поступающей корреспонденции.
При получении документов:
Проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается.
Конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично».
Проверяется наличие всех листов документа, наличие приложений.
При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа.
На всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы:
– дата получения документа (при необходимости – часы и минуты);
– валовый порядковый номер.
Рекомендуется также включать в штамп название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа РГГУ, МФСЭПИ, Б-ца № 5 и т.п.).
| АО «Дионис» 00.00.2000 № рег.№ |
Валовая нумерация позволяет определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года. В штампе может быть сразу же предусмотрено место для регистрационного номера, который переносится на документ при регистрации.
Пример штампа:
Поступившие документы разделяются на требующие регистрации и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы определяются по перечню документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним могут относиться:
§ рекламные извещения, плакаты, листовки;
§ прейскуранты (прайс-листы);
§ поздравительные письма, телеграммы;
§ приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;
§ печатные издания (книги, журналы);
§ пакеты с пометкой "Лично";
§ копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
§ документы и информативные материалы, присланные для сведения.
Нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.
В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы ДОУ или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной СУБД (системы управления базами данных), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации.
Регистрируются документы, поступающие в организацию, отправляемые из нее и внутренние документы.
Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания.
Если в организации используется полнотекстовая система хранения документов в электронной форме, то поступившие бумажные документы сканируются и распознаются (переводятся в текстовый формат) OCR программами типа FineReader фирмы ABBYY или CuneiForm фирмы Cognitive Technologies. После этого текст документа и, при необходимости, графическое изображение оригинала, могут прикрепляться к регистрационной карточке документа. Внутренние документы, созданные сразу в электронной форме, а также документы, поступившие по электронной почте, не требуют сканирования и сразу прикрепляются к соответствующей регистрационной карточке.