Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:
Указывается название подразделения, подготовившего документ.
Исходящий номер (переносится на отправляемый документ)
Дата документа (подписания, утверждения, отправки)
Адресат: название организации, которой посылается документ
Исполнитель: Фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).
Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (не может быть ранее текущей даты)
Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.
В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу и т.п.).
Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.
При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:
· Порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа.
· Вид документа.
Каждый вид документа – приказы, распоряжения, служебные записки – нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» – личный состав, к номеру распоряжения – буквы «рп» – распоряжение.
· Дата документа
· Количество листов документа
· Количество листов приложений
· Краткое содержание документа (заголовок)
· Подразделение, ответственное за исполнение документа
· Исполнитель (фамилия, инициалы)
· Срок исполнения («Контрольная дата»
· Отметка об исполнении
· Ход исполнения
· Связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.,), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.
· В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.
Введение компьютеризированной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.