В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы.
Современные СУБД (системы управления базами данных) позволяют составлять запросы и, соответственно, получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке. Как правило, это входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры, либо, для классифицируемых значений, выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).
Справка может выдаваться:
– По конкретному документу: где (у кого) находится; стадия исполнения (подготовки); результат исполнения; место хранения (для исполненных документов).
– По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
– По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора/корреспондента; все документы автора по конкретному вопросу; все документы автора за определенный период.
– По региону: стране; области; городу.
При поиске конкретных документов или группы документов могут указываться следующие реквизиты:
– входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
– вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
– приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних – подписания документа, от и до);
– регион, по которому ведется поиск (страна, область);
– организация (Корреспондент/Адресат);
– содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Условия поиска формируются как сочетание заполненных полей карточки, аналогично регистрационной, т.е. при заполнении нескольких полей будут найдены документы, соответствующие всем указанным параметрам.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости – по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
В случае поиска конкретного неисполненного документа результатом поиска является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий – полученный по электронной почте, факсу, либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний – подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой принтера у фирмы «Орион», то осуществляется поиск по словам «принтер» и «Орион».
Примером программы, осуществляющей регистрацию и контроль исполнения документов, является программа Делопроизводство-2000.