Командировать

Фамилия Имя Отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения с00.00.00 сроком на 00 рабочих дней в наименование страны, населённого пункта, организации для цель командировки.

Основание: докладная записка начальника наименование структурного подразделения.

Зам.министра

С.М.Шерстяных

 

В данном примере шаблона жирным шрифтом выделен текст постоянной части приказа, который остаётся неизменным при любых вариантах документа, а курсивом – тот текст, вместо которого сотрудник кадровой службы должен набрать конкретную информацию при подготовке документа о командировании.

В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений – например, название должности, наименование структурного подразделения – выполняются в виде раскрывающихся списков, что позволяет ускорить заполнение документа и исключить ошибки при написании.

Аналогичным образом может быть создан шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм контракта – с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.

Один из элементов создания приказа – его визирование у заинтересованных лиц. Обычно к ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер. Документ, созданный в компьютере, визируется при наличии локальной сети после рассылки по электронной почте.

Рассылка может осуществляться стандартными средствами MS Word или с помощью специальных программ – маршрутизаторов, обеспечивающих движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения.

Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения (75 лет), важна с юридической точки зрения и может быть необходима в случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников, карточки по ф. № Т-2, трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании компьютерных программ по работе с персоналом, некоторые документы значительно легче первоначально создавать в компьютере и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.

Наличие электронного документа практически исключает обращение к бумажному подлиннику. Важно обеспечить упорядоченное хранение в компьютере создаваемых документов. Например, приказы по личному составу рекомендуется помещать в специально созданную папку Приказы по личному составуи размещать в ней в соответствии с порядковой нумерацией по годам. Например: С:ДокументыПриказы по личному составу1998980405N28.doc. В этом случае имя файла – дата и номер документа (приказ по личному составу № 28л/с от 05.04.98), помещённого в папку 1998 г. в папке Приказы в папке Документы. Приказы, имеющие срок хранения 3 года, такие как о предоставлении отпусков и командировках, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет.

Однако создание и хранение приказов в компьютерной форме – это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, Fox Pro и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т-2, Т-4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Пример регистрационной карточки (Программа фирмы АиТ «АиТ:Кадры»)

 

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать ввод сведений о работнике в соответствии с типовой межведомственной формой № Т-2, введенной органами статистики с 1 января 1998 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений в соответствии с указанной формой, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т-2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства – все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes или DOCS Open. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» – бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений. Например, программа 1С: Зарплата и кадры позволяет организациям, использующим для бухгалтерского учёта программу 1С: Предприятие или 1С:Бухгалтерия, организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и вводить сведения о каждом сотруднике, используемые бухгалтерией, только один раз – сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Приведём как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.[35] Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» – сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д.

С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д.

Программа «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст, построенная на базе Lotus Notes[36]

 

Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

– структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

– списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;

– сроки отпусков и планирование отпусков;

– списки уволенных из организации лиц и т.д.

Такие программы предусматривают обычно возможность импорта текстовых и графических файлов, что позволяет включать в формы документов фотографии сотрудников, образцы их подписей, изображения бумажных документов и т.д., а при наличии усиленного режима безопасности и соответствующих устройств допуска – персональные коды, отпечатки пальцев и другие данные для систем идентификации личности.

При работе с данными и БД по личному составу необходимо учитывать, что Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации (ст.11) персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации и юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, созданные на базе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных БД, как правило имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничение создания, чтения и редактирования документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.

Если в функции кадровой службы входит подбор персонала, то может осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу, ведение списка возможных кандидатов на те или иные должности и на временную или сдельную работу (так называемый «резерв»).

В солидных фирмах стало нормой тестирование персонала при поступлении на работу, для профессиональной ориентации на рабочих местах, преодоления конфликтов, связанных с психологической несовместимостью и создания благоприятного микроклимата в коллективе. Хотя серьёзное тестирование требует основательной работы квалифицированного психолога, тем не менее компьютерное тестирование позволяет определить основные черты характера человека, хотя к его результатам безусловно следует подходить с известной осторожностью.

Система для тестирования типа приведённой на рисунке программы «Профессор» может оказаться весьма полезной в случае отбора кандидатов или поиска работников для конкретного заказчика, формирования временных трудовых коллективов для выполнения краткосрочной задачи, так называемых творческих групп, и т. д.

Результаты психологического обследования с помощью системы «Профессор» (компьютерное агентство БАС)

 

По результатам компьютерного тестирования составляются развернутые психологические характеристики испытуемых, содержащие оценку личности, её основных черт характера, определяющих успех или неудачу в различных сферах деятельности, уровень развития личностных, деловых и интеллектуальных качеств, выявляются отклонения от психической нормы, проводится анализ структуры ценностей личности на основе мотивации, а также выводится общий уровень надежности личности каждого испытуемого.

Основные функции системы «Профессор»:

- Тестирование, когда в процессе обследования испытуемых осуществляется мониторинг текущих данных и корректировка состава тестов, производится автоматическое формирование набора тестов и настройка на задачу обследования, а также подключаются развитые средства контроля и анализа времени ответов.

- Интерпретация, при которой анализ результатов обследования проводится комплексно, с проверкой взаимного подтверждения и сравнением различных методик; использованием многоуровневого механизма оценки профессиональной пригодности и психологической предрасположенности к выполнению конкретной работы. Текстовая характеристика формируется с использованием базы знаний, где сосредоточены результаты многолетнего опыта практической психодиагностики и отбора наиболее квалифицированных психологов на основе более 10 тыс. правил.

- Настройка и создание тестов, где специальные программы подготовки тестов и статистического анализа позволяют создавать и адаптировать тестовые методики и критерии профессиональной пригодности в самые короткие сроки. При этом наборы тестов могут быть настроены на конкретные задачи и выборки обследуемых.

- Анализ результатов обследования проводится комплексно, по нескольким тестам, со взаимным подтверждением и сравнением значений различных методик. Развернутые текстовые характеристики, полученные по результатам тестирования, позволяют провести подбор кандидатур, наиболее отвечающих по своим психологическим особенностям и личностным качествам конкретной должности или профессии.

Однако следует учитывать, что большинство программ представляют собой давно известные тесты, а использование компьютера – это только способ избежать длительной рутинной работы по обработке результатов тестирования.

Пример более сложной системы – компьютерный измерительный комплекс «Мультипсихометр-03» (разработка Российской инженерной академии, секция «Инженерные проблемы стабильности и конверсии»). Программа оценивает как общий интеллект человека, так и вербальные, математические способности, и даже пространственное мышление. По сути дела, это мощная экспертная система, в базах данных которой хранится накопленная на основе многолетних исследований информация.[37] Данная программа объединяет более 200 тестов, что позволяет дать объективную оценку многих свойств личности, определить умение мотивировать свои действия, выявить профессиональные склонности, установить уровень обучаемости и многое другое.

Однако ещё раз следует подчеркнуть, что как специализированные программы для тестирования личного состава, так и получившие широкое распространение наборы популярных тестов могут служить в качестве помощи, но никак не определяющего фактора при подборе кадров.