Конструирование бланка организации
Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации.
Обычно под бланком понимается чистый лист бумаги, на котором даётся название учреждения – автора документа. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» бланк определен как «набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа»[10].
Автором служебных документов может выступать не только организация в целом, но и отдельные структурные подразделения и должностные лица. Соответственно разрабатываются типы бланков:
– бланк организации;
– бланк структурного подразделения;
– должностной бланк (бланк должностного лица).
Бланки структурных подразделений и должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения (должностное лицо) имеют право подписи, т.е. самостоятельно ведут переписку.
В рамках каждого типа могут быть созданы следующие виды бланков:
– общий бланк – бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
– бланк для письма;
– бланк конкретного вида документа (кроме письма);
Конструирование макета бланка ведётся в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-97.
Разные виды бланков могут строиться из следующих реквизитов (реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа»[11]):
– государственный герб Российской Федерации;
– герб субъекта Российской Федерации;
– эмблема организации или товарный знак;
– код организации;
– код формы документа;
– наименование организации-автора документа;
– справочные данные об организации – авторе документа;
– наименование вида документа;
– место для даты документа;
– место для регистрационного номера документа;
– место для ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа;
– место для текста документа.
На бланке документа, создаваемого в компьютере, сразу же может быть предусмотрен реквизит «идентификатор электронной копии документа», заполняемый автоматически при наличии в организации соответствующей автоматизированной системы делопроизводства.
Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов – угловой и продольный.
Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации помещаются на бланке документа в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации и правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Бланки с государственным гербом, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию и являются документами строгой отчётности. Помещать изображение Государственного герба на бланке имеют право исключительно федеральные государственные органы и учреждения, определённые Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 (с изменениями от 17.03.97 и 25.09.99). Следовательно, бланк с изображением Государственного герба не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Аналогичные требования предъявляются к бланкам с изображением герба субъектов Российской Федерации. На бланке может быть или герб России или герб субъекта федерации, но не два герба одновременно.
В ГОСТ Р 6.30-97 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:
«На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме».
Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
При подготовке на компьютере текста документа, который затем будет распечатан на типографском бланке, в верхней части делается соответствующий отступ с учётом последующего перенесения текста при распечатке на бланк.
Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Размеры эмблемы не ограничены и она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации, объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.
| 
| 
|
| Эмблема Международного благотворительного фонда им. Б.Гапонива | Эмблема производственного объединения «Ижмаш» |
| 
|
Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом – центрируется по отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне названия организации.
Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное изображение помещается на выбранное место.
При использовании MS Word 95 для размещения эмблемы удобно создать кадр с фиксированными размерами и положением на странице, а уже в кадр импортировать графическое изображение эмблемы. В режиме разметки страницы в меню «Вставка» выберите команду «Кадр». Курсором, принявшим форму креста, выделите фрагмент, приблизительно соответствующий месту и размерам эмблемы. Затем в меню «Формат» командой «Кадр» вызовите окно свойств кадра. Установите точные размеры кадра, в который будет помещена эмблема, и расстояние по вертикали и горизонтали от края страницы. Если эмблема будет расположена вверху страницы с левой стороны (что бывает чаще всего), то в параметрах кадра можно указать расположение по вертикали: «Сверху» относительно «Поля» (см. рис.)
Если эмблема будет размещаться на верхнем поле документа, она помещается в колонтитул первой страницы (не забудьте установить опцию – Различать колонтитулы первой страницы, чтобы эмблема не появилась на последующих страницах документа).
 |
В MS Word 97/2000 используются команды меню Вставка ® Рисунок. При этом есть возможность вставить изображение как из файла, так и непосредственно со сканера. В этом случае открывается Microsoft Photo Editor, позволяющий отредактировать отсканированное изображение перед помещением его в документ. Но обычно в качестве исходного используется графический файл, подготовленный профессиональным художником или дизайнером. Размещение изображения эмблемы производится так же, как в Word 95, хотя окно настройки выглядит немного иначе.
Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере не защищён от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки типографски нумеруются. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться. Однако и в этом случае оригинал-макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с помощью компьютера.
Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600-1200 dpi), даёт достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие графические элементы, как эмблема организации.
Создав эмблему, ниже размещают наименование организации. Наименование организации должно строго соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). Например:
| Альфа-групп АО Альфа-Эстейт |
В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования. Например:
Международный фонд социально-экономических и политологических исследований
(Горбачёв-Фонд)
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы. Наименование на иностранном языке пишется ниже наименования на русском. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне.
| МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОБЩЕСТВЕННЫЙ ФОНД СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ И ПОЛИТОЛОГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ (ГОРБАЧЁВ-ФОНД) | THE INTERNATIONAL NON-GOVERNMENTAL FOUNDATION FOR SOCIO-ECONOMIC AND POLITICAL STUDIES (THE GORBACHEV-FOUNDATION) |
===================================================================
| 125167 Москва, Ленинградский проспект, д.39, стр. 14, Контактный телефон: (095) 945-59-99 Пресс-служба: (095) 945-51-31 Факс: (095) 945-78-99 E-mail: gf@gorby.ru | 39 Leningradsky Prospekt, bdg. 14 Moscow 125167 Phones: (095) 945-59-99 Press Office: (095) 945-51-31 Fax: (095) 945-78-99 |
Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения, филиала помещается в том случае, если оно является автором документа.
Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например, президент корпорации может иметь именной бланк. Наименование должности помещается ниже наименования организации. Например:
| З.А.О. ГУМ Председатель правления |
В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
Особенно удобно использование электронной формы для бланка, содержащего реквизиты, которые часто меняются. Это позволяет избежать ранее обыденной ситуации, когда после изменения в названии организации или её организационной форме (ОАО вместо ЗАО и т.п.) или изменения банковских реквизитов (например, номера счёта в банке) весь запас типографски изготовленных бланков приходилось списывать.
Каждый тип бланка имеет свои особенности. Так как письмо предполагает ответ, в бланке для письма должны присутствовать справочные данные об организации (соответственно отсутствует указание на вид документа и место составления).
Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и WWW– страницы фирмы, другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т.п. Например:
Министерство образования Российской Федерации
Российский государственный гуманитарный университет
125268, Москва, Миусская площадь, 6
___.___.___ № _________ на № ________ от ___.___.____ |
В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.