Размещение документов

Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жёстком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жёстком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в неё папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного – чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office, Windows 98/2000 автоматически создаёт папку с названием «Мои документы» (в Windows NT – «Личная»), в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника – «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако, при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более чёткая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производится в несколько уровней. Например: С:Перепискапоставщики металлоконструкцийзавод Витязь имя_файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.1999 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке поставщики метал­локонструкций, находящейся в общей папке Переписка на диске С:. Другой пример: D:Отчеты1999 г.квартальныеотдел нефтепродуктов имя_файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку. Например: Переписка с дилерами Уральского региона.

Некоторые версии Windows автоматически размещают личную папку пользователя (сотрудника) в директории Windows/Profiles/ Имя_пользователя. Часто для удобства работы и большей сохранности для документов на жёстком диске компьютера выделяют отдельный логический диск («Диск D», «Диск E» и т.п.) и все документы хранят там. Это позволяет при серьёзных сбоях в работе компьютера, требующих повторной установки операционной системы, удалить диск с программами, не затрагивая документы. Особенно актуально это при использовании защищённой файловой системы NTFS в Windows NT/2000. В этом случае необходимо создать на выделенном диске папки для документов и указать в программах в качестве места для их хранения именно этот диск. Например, в MS Word это указывается в настройках СервисÞПараметрыÞРасположение.

Если во вкладке «Сервис»Þ «Параметры» на закладке «Сохранение» установлена опция «Предлагать заполнение свойств документа», то при первом сохранении будет предложено заполнить вкладку «Свойства» документа с полями: Название документа, его тема, ключевые слова, заметки и др. При этом в соответствующих полях автоматически проставляется автор документа и название организации. В системах автоматизированного делопроизводства заполнение аналогичной вкладки свойств документа является обязательным при его сохранении. Эти сведения могут быть в дальнейшем использованы для поиска документа.

В более крупных фирмах для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договора», «переписка с фирмой Т», «типовые соглашения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT(2000) или Novel NetWare может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных – например, сведения по организациям-партнёрам, данные о номенклатуре продукции на складе, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 9х (если используются старые компьютеры с небольшим объёмом оперативной памяти – с помощью Windows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0 или Windows 2000 Professional. В организациях, придающих особое значение защите информации и разграничению доступа к данным, дополнительно может использоваться разделение компьютерной сети на уровне коммутатора (switch) на виртуальные подсети.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жёстком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещёнными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жёсткие диски и т.п.) устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль – отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений – пароль не вводится. Если все сотрудники должны иметь возможность ознакомления с документами, находящимися в папке, но только некоторые – возможность добавлять и исправлять документы – может не устанавливаться пароль для чтения, но быть установлен пароль для полного доступа.

Для более эффективного использования места на жёстком диске компьютера может быть создан логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более. Файловая система NTFS, используемая в Windows NT/2000 поддерживает сжатие средствами операционной системы. Для сжатия всех файлов в папке достаточно поставить галочку «Сжатый» в свойствах данной папки.

Следующий этап – установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на удалённом компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы – в последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором они работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которым установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как если вы включаете компьютер в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), то это может в некоторых случаях привести к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объёмом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадёжные компьютеры, – файл-серверы, – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от нескольких до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жёстком диске ёмкостью в десятки гигабайт (1 Гб. » 1 000 Мб. » 1 000 000 Кб.)[38] может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.