Выбор факс-модема.

 

Значительную часть работы секретаря или службы документационного обеспечения управления составляют коммуникативные функции – прием и передача сообщений, документов. В этом существенную помощь может оказать факс-модем. В качестве самых распространенных в нашей стране можно назвать модемы US Robotics (3Com) – Sportster и более дорогой Courier, отличающийся наличием фирменного протокола передачи данных HST. Разделение модемов на внутренние – устанавливаемые в корпусе компьютера и внешние – подключаемые к нему через последовательный порт и требующие включения в сеть, не столь важно.

При покупке необходимо обращать внимание на скорость передачи данных – старые модели имеют скорость 14400, или 28800, более новые – 33600 (V34+) или 56600 (V90) бод (бит/с). Однако максимальная скорость приема/передачи факсимильных сообщений у всех моделей одинаковая – 14400, так что скорость передачи данных имеет значение только в случае передачи электронной почты и доступа в Internet. При повременной оплате доступа медленный модем может существенно увеличить стоимость работы в Internet. В случае, если предполагается использовать факс в режиме автоответчика и для передачи голосовых сообщений, следует выбирать модели, имеющие в названии обозначение Vi или Voice.

Однако следует учитывать, что значительная часть проблем при приеме-передаче документов в виде факсов возникает из-за качества телефонной линии. Поэтому не следует сразу же ожидать идеальных результатов. Для повышения шансов на успешное прохождение документа рекомендуется использовать автоматическую рассылку факсов в ночное время, а при возможности отправлять документы электронной почтой.

Основные функции приема-передачи факсов могут осуществляться программой Microsoft Fax, поставляемой вместе с операционной системой Windows или программой, входящей в комплект вместе с факс-модемом. Но при большом объеме отправки документов целесообразно использовать профессиональную программу типа WinFax Pro фирмы Symantec, предоставляющую возможность сканирования и отправки бумажных документов, удобного ведения телефонных книг и множество параметров гибкой настройки, позволяющих без больших трудозатрат разослать значительный объём корреспонденции.

Последнее время большинством фирм, производящих принтеры и факсы, выпущены в продажу универсальные устройства, сочетающие в себе функции сканера, принтера и факса (модема). Это связано, с одной стороны, с особенностями факсимильного аппарата, сочетающего в себе изначально сканирующее, печатающее устройство и модуль для приёма/передачи данных по телефонной линии и с другой – быстрым вытеснением факсов на специальной рулонной термобумаге факсами на обычной бумаге. Фактически добавление возможностей подключения к компьютеру у современного факса и превращает его в многофункциональное устройство. Использование такого устройства позволит значительно сократить место, занимаемое соответствующим оборудованием на столе секретаря.

Если модем, используемый для доступа к Internet занимает телефонную линию большую часть рабочего дня, имеет смысл рассмотреть возможность использования выделенной линии, что сократит расходы на оплату местного телефонного соединения.